帳票におけるワークフローシステムの使い方とメリット

2022年に電子帳簿保存法が改正され、電子取引を行っている企業は、電子保存に対応した体制へと変革することが求められました。また、さまざまな経営活動や業務が電子化していく中で、帳簿においても同様に電子化の動きが活発になっています。
これまで、帳簿書類は基本的に紙による保存が必要でした。そのため、保管・管理における手間やコストがかかってきましたが、電子帳票に移行することで、こうした課題の解決が期待できるのです。

そこで今回は、帳票におけるワークフローシステムの使い方とメリットについて解説していきます。

そもそも帳票とは

帳票とは、経営活動に欠かせない取引や会計に関する記録書類です。「帳簿」と「伝票」の両方を指しています。

「帳簿」とは、企業が行った取引を記録したものです。会社の経営状況の把握や決算時などに利用する文書になります。例えば、仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳などがあります。
一方、「伝票」とは、企業のお金の動きを記録したものです。帳簿に記載された内容を事実確認するための書類になっています。例えば、入出金伝票、見積書、請求書、納品書などがあります。

帳票は、法人税法では7年間、会社法では10年間の保存が義務付けられています。そのため、10年もの間、書類を保管し続けることが必要です。紙文書の場合、事業規模が大きいほど、保管する場所や管理が煩雑になる可能性があります。
従来の紙文書による帳票の運用は、その種類の多さや保管期間の長さといった特徴もあることから、課題を感じている企業も多くあるでしょう。

帳票をワークフローで電子化するメリット

帳票をワークフローで電子化することで、主に以下のメリットを受けられます。

・業務効率化につながる
書類をまとめ、帳票を作成する手間を低減できます。紙文書では、帳票データを出力し、手書きで記入していた作業をパソコンで入力できるため、大幅な時間削減につながるでしょう。また、作成した帳票を確認する際にも、ページをまくらずに検索できるため、管理する負担の低減も期待できます。こうした工数の削減により、業務効率化が見込めるのです。

・テレワークなどの働き方への対応ができる
紙文書を利用していた場合、会社に出向いて直接押印することが当たり前でしたが、電子化により、出先や自宅からでも確認できるため、押印のために出社する必要がなくなります。
そのため、テレワークなどの柔軟な働き方に対応できるようになるでしょう。

・内部統制の強化
電子化し、システム上にプロセスを事前に登録することで、帳票作成の人為的なミスや改ざんを防ぐことができたり、履歴が残せたりするようになります。また、紙文書の場合には起こりがちだった紛失もほぼなくなるため、内部統制の強化につながります。

帳票を電子化した際の業務の流れ

それでは、帳票を電子化した場合における、実際の業務フローについて解説します。
電子化した際は、一連の業務の流れをすべてオンライン上でできるため、場所・時間を問わずに対応が可能になります。

1.書類の作成

申請者は、申請内容に該当する帳票をシステム上で検索し、申請フォームを選択します。その後は、画面上の入力事項どおりに入力して申請します。システムを導入後、事前にオペレーションを登録しておくことで、申請者の入力ミスの防止にもつながるでしょう。
また、捺印に関しても、オンライン上で行えるため、その場での申請が可能になります。