ワークフローにおける承認まで経路を解説イメージ

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ワークフローにおける
承認まで経路を解説

申請や稟議などに欠かせないワークフローでは、複数の人の間で回覧し承認を得る必要があります。しかし、申請者の立場や申請内容によって承認経路が異なるため、まずは承認経路がどうなっているのか、その種類・必要性について理解を深めておくことが重要です。

そこで本記事では、ワークフローにおける承認までの経路について詳しく解説していきます。

目次

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ワークフローの承認経路とは

ワークフローの承認経路とはイメージ

そもそもワークフローとは、業務における一連の流れのことを指します。多くの企業では、申請や稟議といった業務をあらかじめ決められた流れによって行いますが、ワークフローでは複数人の間で承認を得る必要があり、そのルートが決まっている場合がほとんどです。

このワークフローにおける、申請者から承認者、そして決裁者までの経路を承認経路と言い、一般的に立場の低いものから高いものの順に経路を辿ります。

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ワークフローの承認経路を決める必要性

ワークフローの承認経路を決める必要性イメージ

承認経路を決めることは、ビジネスにおける意思決定の精度を上げるためには欠かせません。適切な意思決定を行うためには、然るべき人の確認と承認が必要になります。

また、承認経路を明確にしておくことでガバナンスの強化にもつながります。いつ・誰が・何を承認したかが明確になるため、業務管理がしやすくなるのです。

更に、業務が明確化されることで改ざんや情報漏洩などのリスクも防ぐことができるようになります。

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ワークフローの承認経路で関わる権限者の種類

ワークフローの承認経路で関わる権限者の種類イメージ

承認業務は、複数の社員間で行われるのが一般的です。権限については立場の低い人から高い人までさまざま用意する必要があります。

では、具体的に承認経路で関わる権限者にはどのような種類があるのでしょうか?

申請者イメージ

申請者

申請者は、承認を求める一番立場の低い人になります。会議を行う必要までないものの、何等かの決裁が必要な書類や、一般社員では判断できない事柄に関して承認依頼を出します。

承認者イメージ

承認者

承認者は、申請者が出した承認依頼に対して内容を確認し、承認するかどうかの可否を判断します。申請者よりも立場が上で、複数人いるのが一般的です。

決裁者イメージ

決裁者

決裁者は、申請内容に応じて最終的な判断を下します。承認者よりも更に立場が上になり、社内でも特定の人に与えられた権限を持つ人になることが多いです。

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ワークフローの承認経路の種類

ワークフローでは、主に通常型・条件分岐型・グループ型の3つの種類が活用されています。

通常(並列)型

通常(並列)型イメージ

通常型は、最もシンプルな承認経路です。予め決められたルートに沿って、「申請者→承認者→決裁者」の順に業務が行われます。

承認者の人数は申請内容や企業の規模感によって異なりますが、承認者が複数人いる場合もあります。複数人いる場合は、立場の低い人から高い人へと進んでいくのが一般的です。

条件分岐型

条件分岐型イメージ

条件分岐型では、いくつかの条件に応じて承認を求める経路を分けます。

金額によって変更

条件分岐型の場合は、金額によって承認ルートが分けられる場合に使用されます。

たとえば、申請金額が30万円以下の場合は課長が最終決裁者になるように「申請者→係長→課長」という経路になりますが、30万円を超える場合は部長を決裁者とし「申請者→係長→課長→次長→部長」というように、金額によってルートを分岐させます。

内容によって変更

承認者は、申請者が出した承認依頼に対して内容を確認し、承認するかどうかの可否を判断します。申請者よりも立場が上で、複数人いるのが一般的です。

また、申請者の立場に応じて予め決められた承認経路をスキップするケースもあります。申請者と同等の立場もしくは下の立場の人が承認経路となっている場合は、スキップすることもできます。

グループ型

グループ型イメージ

グループ型は並列型とも言い、複数の部署が関わる大規模な事柄に使われます。申請内容に対して複数の承認ルートを同時に進める方法で、最終的な決裁は次の3つのいずれかの方法で決められることが多いです。

承認者全員の
承認(合議)が必要

1つ目は、承認経路として決められている最終承認者全員から承認を得る必要があるパターンです。複数ある経路すべてで承認を得なければ、決裁することができません。

承認者 1 名の
承認が必要

2つ目は、複数ある承認ルートのうちいずれか一つで承認を得るパターンです。たとえば、3つの承認経路がありうち2つから承認を得られなくても、残りの一つで承認が得られれば決裁することができます。

承認者の
多数決が必要

3つ目は、各ルートの最終承認者間の多数決によって決裁を判断するパターンです。たとえば、5つのルートがある場合は最低でも3つのルートから承認を得られなければ、決裁されないということです。

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ワークフローの承認経路の決め方

ワークフローの承認経路の決め方イメージ

承認経路の決め方は企業規模によって異なることが多く、あまり規模の大きくない組織では最終決定権者だけが承認を行うこともあります。しかし、大きい組織になり処理すべき申請の数が増えてくると、最終決定権者だけでは処理しきれなくなります。

そのため、最終決定権者の代わりに別の人に職務を任せます。どのような職務を任せるのかを明文化した「職務権限規程」と呼ばれるものを元に、承認ルートを決めていきます。
このようにして組織の規定を後ろ盾として作成されたルートは、規定に則って委譲された職務について順番に回覧しながら承認が行われていきます。
回覧時に、申請内容を承認できない場合や訂正が必要な場合は、申請者に差し戻されます。最終決定権者に回す前に、複数の人が確認をすることで

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ワークフローシステムを導入して効率化を目指す

ワークフローシステムを導入して効率化を目指すイメージ

複数の人から承認を得なければならないため、多くの人が関われば関わるほど遅延も発生しやすくなります。そこで、業務の効率化を実現できるワークフローシステムが効果的となるのです。

ワークフローシステムとは

これまで紙で行っていた申請などを電子化し、承認フローなどをシステム化したもののことです。申請書の作成から承認、差し戻しなどもすべてWeb上で行なうことができるため、パソコン一台でどこからでも承認業務を行なうことができるようになります。

導入のメリット

さまざまな承認手続きを電子化することで、決裁までのスピード向上や業務の効率化などを図ることができます。

また、Web上で業務が完結するため承認状況の進捗把握や変更履歴の閲覧ができ、内部統制の強化にも貢献します。

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まとめ

企業において承認業務はビジネスには欠かせない業務の一つですが、組織が大きくなれば、業務の流れも複雑になります。そのため、より一層業務効率の改善が重要となります。

ワークフローシステムを活用することで、これらの承認業務を効率化することができます。本記事で解説したような承認経路も、システム化により簡単に設定することができ、よりスムーズに決裁を行なうことができるようになります。

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