目次
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ワークフローの承認経路とは
そもそもワークフローとは、業務における一連の流れのことを指します。ワークフローにおける、申請者から承認者、そして決裁者までの経路を承認経路と言い、一般的に立場の低いものから高いものの順に経路を辿ります。
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ワークフローの承認経路を決める必要性
承認経路を決めることは、ビジネスにおける意思決定の精度を上げるためには欠かせません。適切な意思決定を行うためには、然るべき人の確認と承認が必要になります。
また、承認経路を明確にしておくことでガバナンスの強化にもつながります。いつ・誰が・何を承認したかが明確になるため、業務管理がしやすくなるのです。
更に、業務が明確化されることで改ざんや情報漏洩などのリスクも防ぐことができるようになります。
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ワークフローの承認経路で関わる権限者の種類
承認業務は、複数の社員間で行われるのが一般的です。権限については立場の低い人から高い人までさまざま用意する必要があります。
具体的に承認経路で関わる権限者は以下の通りです。
申請者
申請者は、承認を求める一番立場の低い人になります。会議を行う必要までないものの、何等かの決裁が必要な書類や、一般社員では判断できない事柄に関して承認依頼を出します。
承認者
承認者は、申請者が出した承認依頼に対して内容を確認し、承認するかどうかの可否を判断します。申請者よりも立場が上で、複数人いるのが一般的です。
決裁者
決裁者は、申請内容に応じて最終的な判断を下します。承認者よりも更に立場が上になり、社内でも決裁者の権限は特定の人に与えられる傾向があります。
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ワークフローの承認経路の種類
ワークフローでは、主に通常型・条件分岐型・グループ型の3つの種類が活用されています。それぞれの特徴を把握することで、どのようにワークフローの承認経路を決めるべきなのかがわかってきます。詳しく見ていきましょう。
通常（並列）型
通常型は、最もシンプルな承認経路です。予め決められたルートに沿って、「申請者→承認者→決裁者」の順に業務が行われます。
承認者の人数は申請内容や企業の規模感によって異なりますが、承認者が複数人いる場合もあります。複数人いる場合は、立場の低い人から高い人へと進んでいくのが一般的です。
条件分岐型
条件分岐型では、いくつかの条件に応じて承認を求める経路を分けます。
金額によって変更
条件分岐型の場合は、金額によって承認ルートが分けられる場合に使用されます。
たとえば、申請金額が30万円以下の場合は課長が最終決裁者になるように「申請者→係長→課長」という経路になりますが、30万円を超える場合は部長を決裁者とし「申請者→係長→課長→次長→部長」というように、金額によってルートを分岐させます。
内容によって変更
承認者は、申請者が出した承認依頼に対して内容を確認し、承認するかどうかの可否を判断します。申請者よりも立場が上で、複数人いるのが一般的です。
また、申請者の立場に応じて予め決められた承認経路をスキップするケースもあります。申請者と同等の立場もしくは下の立場の人が承認経路となっている場合は、スキップすることもできます。
グループ型
グループ型は並列型とも言い、複数の部署が関わる大規模な事柄に使われます。申請内容に対して複数の承認ルートを同時に進める方法で、最終的な決裁は次の3つのいずれかの方法で決められることが多いです。
承認者全員の
承認（合議）が必要
1つ目は、承認経路として決められている最終承認者全員から承認を得る必要があるパターンです。複数ある経路すべてで承認を得なければ、決裁することができません。
承認者 1 名の
承認が必要
2つ目は、複数ある承認ルートのうちいずれか一つで承認を得るパターンです。たとえば、3つの承認経路がありうち2つから承認を得られなくても、残りの一つで承認が得られれば決裁することができます。
承認者の
多数決が必要
3つ目は、各ルートの最終承認者間の多数決によって決裁を判断するパターンです。たとえば、5つのルートがある場合は最低でも3つのルートから承認を得られなければ、決裁されないということです。
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ワークフローの承認経路の決め方
承認経路の決め方は企業規模によって異なることが多く、あまり規模の大きくない組織では最終決定権者だけが承認を行うこともあります。しかし、大きい組織になり処理すべき申請の数が増えてくると、最終決定権者だけでは処理しきれなくなります。
そのため、最終決定権者の代わりに別の人に職務を任せます。どのような職務を任せるのかを明文化した「職務権限規程」と呼ばれるものを元に、承認ルートを決めていきます。
このようにして組織の規定を後ろ盾として作成されたルートは、規定に則って委譲された職務について順番に回覧しながら承認が行われていきます。
回覧時に、申請内容を承認できない場合や訂正が必要な場合は、申請者に差し戻されます。最終決定権者に回す前に、複数の人が確認をすることでより精度の高い判断ができるようになるのです。
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ワークフローシステムを導入して効率化を目指す
複数の人から承認を得なければならない申請書ほど、多くの人が関われば関わることになるため、遅延が発生しやすくなります。遅延を防ぎ、申請業務を円滑に進めるためにも、ここまでで紹介した権限の種類や承認経路の種類を参考に、自社の承認ルートの見直しや改善を行ってみてください。
一方、紙によってワークフローを管理している場合には、承認経路の見直し行っても大幅な業務改善にはつながらない可能性があります。そこで、複雑なワークフローを円滑化・効率化したい場合には、ワークフローシステムの導入が効果的です。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムは、これまで紙で行っていた申請などを電子化し、承認フローなどをシステム化したものを指します。申請書類の作成から承認、差し戻しなどもすべてWeb上で行なうことができるため、パソコン一台でどこからでも電子承認できるのが特徴。管理者はもちろん申請側も申請業務が簡略化されます。
ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムの導入メリットは以下の通りです。
・業務効率化を実現できる
・ペーパーレス化を実現できる
・内部統制が強化される
・申請～承認までがスピーディーに行われる
・働き方改革・リモートワークが促進される
ワークフローシステム最大の特徴は、ワークフローの電子化です。そのため、これまで紙で行っていた申請・承認業務をすべてシステム上で完結させられます。
また、Web上で業務が完結するため承認状況の進捗把握や変更履歴の閲覧ができ、内部統制の強化にも貢献します。
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ワークフローシステム導入による承認経路の最適化
ワークフローシステムを導入することで、社内のワークフローが電子化されます。同時に、社内の承認経路をシステム上で可視化できるため、社内の申請・承認状況をいつでもどこでも確認することが可能です。
承認が遅れている場合には、承認者に対して催促通知（リマインド）を行うことも可能です。また、ワークフローシステムによっては適切な承認ルートを自動で割り振る機能も付いています。
ワークフローシステムを導入できれば、ワークフローにおける承認経路をいち早く最適化することができるでしょう。
まとめ
企業において承認業務はビジネスには欠かせない業務の一つですが、組織が大きくなれば、業務の流れも複雑になります。そのため、より一層業務効率の改善が重要となります。
ワークフローシステムを活用することで、これらの承認業務を効率化することができます。データとしても残るため、企業にとって文書管理という点においてもメリットが大きいでしょう。本記事で解説したような承認経路や承認作業も、システム化により簡単に設定することができ、よりスムーズに決裁を行なうことができるようになります。
なお、株式会社ナルボが提供する「Workflow EX」は決裁ルート（承認の流れ）を金額によって分岐させたり、複数の承認者の合議によって承認したりすることが可能です。申請者の所属部署や役職による上長の自動判別、動的分岐など、組織による多様な決裁ルートの実現に対応します。
ご興味ある方はぜひ以下のページをご確認ください。
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