ワークフローの申請を電子化する方法やメリットを解説イメージ

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ワークフローの申請を
電子化する方法や
メリットを解説

企業において業務で欠かせない申請業務は、予め決められたワークフローに沿って行われます。しかし、これまでのワークフローにおける申請業務にはデメリットも多く、改善すべきポイントが多いのも事実です。

そこで本記事では、ワークフローにおける申請業務の電子化のメリットや方法について詳しく解説していきます。

目次

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ワークフローの申請業務とは

ワークフローの申請業務とはイメージ

そもそもワークフローとは、業務における一連の作業や流れのことを指し、ビジネスにおける多くの業務はこのワークフローに沿って行われています。

業務の中でも、申請業務はビジネスのあらゆるシーンで必要となり、いかにスムーズに行えるかがポイントのひとつです。申請業務といってもさまざまですが、一社員では判断できない事柄に対して申請を行うことが多く、原則申請した者よりも立場が上の者に承認を仰ぎます。
この申請から承認、そして決裁に至るまでの業務を申請業務と言います。

申請書類の一覧

申請書類には業種や職種に問わず、さまざまな種類があります。
ここでは、ワークフローの利用シーンで多く使われる申請書類の一例を、4つの経営資源に分けて一覧でご紹介します。

ヒトイメージ

ヒト

採用稟議書
人事評価
面接報告
休暇取得申請
休日出勤申請

モノイメージ

モノ

物品購入
備品貸出
会議室利用
固定資産破棄
発注書

カネイメージ

カネ

支払稟議
経費精算
旅費精算
交際費申請

情報イメージ

情報

アカウント管理
ネット接続許可
ソフトウェア利用申請
秘密保持契約締結申請

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ワークフローの申請を紙で行うデメリット

ワークフローの申請を紙で行うデメリットイメージ

ワークフローにおける申請業務は、一般的に紙ベースで行われてきました。しかし、紙による申請業務にはデメリットもあります。

ここでは、ワークフローの申請を紙で行うデメリットについて解説していきます。

申請が滞ったり、遅延する可能性が高くなる

紙による申請は、他の書類に紛れてしまい申請が滞ってしまうことも珍しくはありません。申請が滞ってしまうと、申請内容のスケジュールが遅延する可能性も高くなり、ビジネスチャンスを逃してしまうということも考えられます。

印刷コストが発生する

申請をする度に書類を印刷しなければいけないため、印刷コストが発生します。紙やインク代などの印刷にかかるコスト以外にも、紙を保管するスペースやファイルなどの備品にもコストがかかるというデメリットがあります。

セキュリティにリスクがある

紙による申請業務は、承認者に回覧している際に紛失してしまうというリスクがあります。

また、誰が書類を持っていて、どこまで承認が進んでいるのかという進捗状況を把握できないため、紛失だけではなく改ざんなどのリスクも考えられます。

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申請を電子化するメリット

申請を電子化するメリットイメージ

紙による申請業務にはデメリットも多く、業務効率化の観点からも改善できる点が多いため、近年では申請を電子化する動きも増えてきています。

では、申請を電子化するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか?ここでは、電子化のメリットについて解説していきます。

業務の効率化

紙を電子データに移行することで、パソコンからいつでも申請業務及び承認業務を行なうことができるようになります。そうすることで、申請が停滞することなくスムーズにワークフローを進めることができ、結果として業務の効率化に繋がるのです。

内部統制の構築

電子化をすることで、申請業務をすべてオンライン上で完結させることができるようになります。そのため、申請の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになる上に、変更履歴なども閲覧できるため、改ざんなどを防止することができ、内部統制の強化に貢献します。

リモートワークの推進に貢献する

新型コロナウイルスの影響を受け、近年ではリモートワークが普及しています。一方で、申請や承認業務のために出社するというケースも多く、紙での申請業務はリモートワークに対応できませんでした。

しかし、電子化を行なうことで申請業務のオンライン化が可能となり、書類や押印の電子化はペーパーレス化に繋がります。社内に紙として書類を保管する必要がないのもリモートワークの推進に貢献するポイントです。

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申請を電子化する方法

申請を電子化する方法イメージ

申請業務の電子化は企業に多くのメリットをもたらしますが、どのように電子化することができるのでしょうか?ここでは、申請を電子化する方法について解説していきます。

ワークフローシステム

申請を電子化する際には、ワークフローシステムの活用がおすすめです。そもそもワークフローシステムとは、申請業務をWeb上で完結させるシステムのことを指します。

申請書の作成から回覧、承認、決裁までの一連の流れをすべてシステム化することができるため、申請業務の効率化に大きく貢献します。

電子印鑑システム

申請業務では複数人に承認を仰ぎますが、その際に承認をした証明として承認者は書類に押印をします。この押印業務も、システム化することで出社することなくオンライン上で完結させることができます。

電子印鑑システムを備えたワークフローシステムを利用することで、電子データでの押印が可能になるため、通常の物理的な印鑑を使わずに済みます。そして、すべて電子印鑑で管理ができると、紙と電子を混在することなくワークフローを進めることができます。

クラウドストレージ

申請書類を電子化することですべての書類がデータ化されるため、クラウドストレージを用意する必要があります。システムで作成した書類はすべてクラウド上に保存がされ、過去のデータもいつでも簡単に検索できるようになります。

一般的にはワークフローシステムを導入して申請業務を電子化することが多いですが、ワークフローシステムには主にOSSSaaSの2種類があります。

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ワークフローシステムの SaaSと OSS の違い

ワークフローシステムには、SaaSとOSSがあり、ここでは、それぞれの違いについて解説していきます。

SaaS

SaaSイメージ

SaaSとは、「Software as a Service」の略で、ベンダーが提供するクラウドサーバーにあるソフトウェアを、インターネットを経由してユーザーが利用できるサービスのことです。

SaaSは、インターネット環境があればどこからでもシステムにアクセスができると言う利点があります。また、ソフトウェアの開発をする必要がないため導入コストが安いのもメリットの一つです。

OSS

OSSイメージ

一方でOSSとは、「Open Source Software」の略で、作成者がソースコードを無償で公開していて、利用や改変、再配布が自由に許可されているソフトウェアのことです。

OSSは、ソースコードが公開されていることにより、不正なプログラムや脆弱性などを常に確認できるため、信頼性があります。

また、ワークフローシステムにはサーバーやソフトウェアなどの設備を、実際に社内に設置して運用する、オンプレミスサービスもあります。

ワークフローシステムを運用する際には、それぞれの特徴を理解した上で、自社にあったものを活用することが重要です。

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まとめ

本記事では、ワークフローにおける申請業務の電子化のメリットや方法について解説しました。紙で行なう申請業務にはデメリットも多く、テレワークが推進される中で業務効率の改善をすべき業務の一つでもあります。

自社のワークフローにおける申請業務を見直し、電子化による業務効率向上が今後さらに重要になってくるでしょう。

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