Excel業務を効率化する4つの方法をわかりやすく解説

Excelは簡単な集計作業から顧客管理、申請書類のフォーマットなど汎用性の高いソフトウェアです。多くの人が触れたことのあるツールのため、今も企業においてさまざまな業務で活用されています。

しかし、Excelは誰もが使用できる反面、「機能を使いこなせていない」「もっと効率化できないか」と感じることもあるでしょう。

そこで、この記事ではExcel業務の抱えている課題を明らかにしたのち、Excel業務を業務効率化する方法を解説します。

企業によくあるExcel業務一覧

そもそも企業にはどのようなExcel業務があるのでしょうか。まずは企業によくあるExcel業務一覧をまとめました。

・情報収集に関する業務
アンケート調査表、受注・売上集計表などの作成や集計

・業務管理
日々のタスク管理やプロジェクト管理の作成や進捗の管理

・定型フォーマット作成や更新
請求書や申請書、稟議書などの定型フォーマットの作成や更新、管理

・事業活動における分析
品質管理や生産性管理など

Excel業務には、部署内のメンバーだけが使用するものから、部署を越えて多数のメンバーが使用するものまでさまざまな業務があります。以上よりExcelは、親しみやすく汎用性が高いツールであることがわかります。

業務効率化におけるExcel業務の課題とは

それでは、誰でも使いやすいExcel業務ではどのような改善点があるのでしょうか。ここでは業務効率化におけるExcel業務の課題を解説します。

単純作業が発生しやすい

Excel業務は「汎用性が高く、誰でもできる」という利点がある一方で、「定型的で同じことを繰り返す単純作業」という特徴もあります。

誰でもできる単純作業は、基本的に利益に直結することはありません。例えば、購買履歴の集計作業をExcelで行っている場合、集計した結果を活用してマーケティング施策を検討することで利益につながりますが、集計作業そのものは利益を生む作業ではありません。

そのため、Excel業務に必要以上に会社のリソースを費やしてしまうと、本来注力したい業務にかけられるリソースが不足してしまう可能性があります。

単純作業が発生しやすい

Excel業務は「汎用性が高く、誰でもできる」という利点がある一方で、「定型的で同じことを繰り返す単純作業」という特徴もあります。

個人のノウハウに作業効率が依存しやすい

Excel業務は汎用性が高いツールであるため、ノウハウさえあればさまざまな業務に応用した使用が可能です。その一方で、個人のノウハウに作業効率が依存しやすいという課題があります。

例えば、のちほど紹介するようなノウハウを理解している社員と、基礎的な使用しかできない社員は、どちらも「Excel業務は可能」と答えるでしょう。しかし、作業にかかる効率や質は両者で大きく異なるのです。

Excel業務を効率化する4つの方法

Excel業務の課題を解決するためには「ノウハウの標準化」や「ルールの作成」などが挙げられます。そこで、ここではノウハウとしてExcel業務を効率化する方法を解説します。

1.ショートカットキーを覚える

まず覚えたいのは、よく使用するショートカットキーです。使用頻度が高く、簡単なものをまとめましたので、利用してみてください。

 「Ctrl」＋「S」：上書き保存
 F12：名前をつけて保存
 「Ctrl」＋「A」：すべて選択
 「Ctrl」＋「Space」：列全体を選択
 「Shift」＋「Space」：行全体を選択
 「Ctrl」＋「矢印」：矢印の方向にあるデータの最後まで移動
 「Ctrl」＋「－」：セル、行、列の削除
 「Ctrl」＋「Shift」＋「＋」：セル、行、列の挿入
 「Ctrl」＋「；（セミコロン）」：現在の日付を入力
 「Ctrl」＋「：（コロン）」：現在の時刻を入力

この他にもさまざまなショートカットキーがあります。少しずつでも覚えていくことで、Excel業務にかかる時間を軽減できるでしょう。