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ワークフローの意味と基礎知識

ワークフローの意味と基礎知識イメージ

ここでは「ワークフロー」がどのような意味をもっていて、なにを指しているのか簡単に確認していきましょう。
また、ワークフローシステムについても簡単に紹介します。

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1.ワークフローとは?

ビジネスシーンで使われるワークフローとは、業務の流れや、行うべき処理の順序を指しています。
たとえば、採用選考業務の流れをイメージしてみましょう。

【採用選考業務の大まかな流れ】

一般的な選考フロー

各ステップではさらに細かく次のような事務手続きを行います。

ステップ名 担当 作業内容
適性試験 人事担当 入社希望者へ適性試験の案内など
適性試験結果連絡 人事担当 適性試験の結果連絡、一次面接の日程調整など
一次面接 当該部担当 面接、選考会議など
一次面接結果連絡 人事担当 一次面接の結果連絡、役員面接の日程調整など
役員面接 役員 面接、選考会議など
選考結果連絡 人事担当 選考結果の連絡など

このように、業務ごとに決められた手順に従って発生する関係者間の一連のやり取りや事務手続きなど、
その業務の流れや処理を図式化したものを「ワークフロー」といいます。

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2.ワークフローの改善

業務の流れを図式化し、ワークフローの見直しをするだけでも業務効率は向上しますが、
関係者間のやり取りを紙やメール等で運用していると、次のような問題が出てきます。

ワークフローで出てくる問題点イメージ

  • ・文書の保管と検索に時間がかかる。
  • ・申請・承認の進捗状況がわからなくなる。
  • ・文書を紛失してしまう。
  • ・似たような書類を作成する場合、同じ分の作業時間がかかる。
  • ・文書の内容を業務システムに転記する必要がある。
  • ・人による手作業での管理なので保管場所の確保等手間とコストがかかる。

そこで、より効率的にワークフローを運用するためにワークフローシステムの導入を検討します。

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3.ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムについて

ワークフローシステムとは、業務の流れ(ワークフロー)を電子化・自動化したシステムです。
これまで紙やメールや手作業で行っていた業務をワークフローシステムに移管することで、

  • ・ペーパレス化(コスト削減)
  • ・決裁までの時間を短縮(ワークフローの可視化)
  • ・文書の改ざん防止などコンプライアンス強化(内部統制)
  • ・会計システムなどとのシステム連携

など、会社や組織に様々なメリットを生みだすことが可能です。

ワークフローシステムの機能

ワークフロー改善のために導入するワークフローシステムでは、主にどのようなことができるのか簡単に確認してみましょう。

  • ・文書をシステム上で申請、または承認・否認することができる。
  • ・業務や内容に合わせて承認ルートを設定できる。
  • ・申請、承認時に文書へ押印することができる。
  • ・申請や承認・否認のタイミングで関係者に通知できる。
  • ・文書の検索をすばやく行うことができる。
  • ・同じような内容の文書を複製し、引用して申請することができる。
  • ・ワークフローシステムから各業務システムへ入力データの連携を行うことができる。
  • ・文書はワークフローシステム上で保管することができる。

ワークフローシステムとしてできることの主な機能の一部になりますが、
基本的にどのワークフローシステムも上記のような機能を備えています。

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4.ワークフローシステムを導入するメリット

最後にワークフローシステムを導入した場合のメリットについて見ていきましょう。

ペーパーレス化(コスト削減)

文書を電子化することによってペーパーレス化を実現できます。ワークフローシステム上で文書が管理されるため、文書の紛失を防止できます。また、検索機能で見つけたい文書をすぐに探すことができます。

ワークフローの可視化

ワークフローシステムを導入することでワークフローを可視化する動機づけになります。これによってより効率のよく業務が進められるようワークフローの改善につなげることができます。

決裁までの時間を短縮

ワークフローが改善されることによって、決裁までの時間を短縮することができます。また、文書がシステム上で管理されため、どこで滞留しているのか状態を把握することができ、関係者への通知などで業務の停滞を防ぎぐことができます。

内部統制

ワークフローシステムで承認ルートを管理することで、正しい決裁権者に文書が回付されることを担保できます。また、承認履歴や決裁情報などがシステムで管理されているため、文書の改ざん防止などコンプライアンス強化が計れます。

他システムとの連携

決裁された情報を他システムへ連携することで転記による人為的な入力ミスを防ぐことができ、作業効率を改善することができます。

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5.ワークフローシステムについてもっと知りたい、利用したい

ワークフローシステムはいろいろな会社より提供されていますので、比較サイトなどを利用して導入要件にあったワークフローシステムを検討しましょう。

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