ワークフローの意味と基礎知識

ここでは「ワークフロー」がどのような意味をもっていて、なにを指しているのか簡単に確認していきましょう。
また、ワークフローシステムについても簡単に紹介します。

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1.ワークフローの意味と役割とは？

ビジネスシーンで使われるワークフローとは、業務の流れや、行うべき処理の順序を指しています。
たとえば、採用選考業務の流れをイメージしてみましょう。

【採用選考業務の大まかな流れ】

各ステップではさらに細かく次のような事務手続きを行います。

このように、業務ごとに決められた手順に従って発生する関係者間の一連のやり取りや事務手続きなど、
その業務の流れや処理を図式化したものが「ワークフロー」です。
ワークフローは、誰がどんな目的でどのような申請・承認をしたかを可視化する重要な役割を担っています。

KNOWLEDGE 2

2.ワークフローの問題点と改善策

業務の流れを図式化し、ワークフローの見直しをするだけでも業務効率は向上しますが、
関係者間のやり取りを紙やメール等で運用していると、次のような問題が出てきます。

そこで、昨今ではより効率的にワークフローを運用するためにワークフローシステムを導入する企業が増えています。

KNOWLEDGE 3

3.ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムについて

KNOWLEDGE 4

4.ワークフローシステムを導入するメリット

最後にワークフローシステムを導入した場合のメリットについて見ていきましょう。

ペーパーレス化（コスト削減）

文書を電子化することによってペーパーレス化を実現できます。ワークフローシステム上で文書が管理されるため、文書の紛失を防止できます。
また、検索機能で見つけたい文書をすぐに探すことができます。

ワークフローの可視化

ワークフローシステムを導入することでワークフローを可視化する動機づけになります。これによってより効率のよく業務が進められるようワークフローの改善につなげることができます。

決裁までの時間を短縮

ワークフローが改善されることによって、決裁までの時間を短縮することができます。また、文書がシステム上で管理されため、どこで滞留しているのか状態を把握することができ、関係者への通知などで業務の停滞を防ぎぐことができます。

内部統制

ワークフローシステムで承認ルートを管理することで、正しい決裁権者に文書が回付されることを担保できます。また、承認履歴や決裁情報などがシステムで管理されているため、文書の改ざん防止などコンプライアンス強化が計れます。

他システムとの連携

決裁された情報を他システムへ連携することで転記による人為的な入力ミスを防ぐことができ、作業効率を改善することができます。

働き方改革に対応できる

ワークフローシステムは、インターネット環境があればPCやスマホを介して場所を問わずに申請・承認業務が可能です。そのため、リモートワークや在宅勤務をはじめとした働き方改革に対応できます。

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5.ワークフローシステムを選ぶ際のポイント

ワークフローシステムを選ぶ際は主に以下の3つのポイントをチェックすることで、導入効果を得られやすくなります。

1. 申請フォーマットをチェックしておく

ワークフローシステムは製品によって申請フォーマットが異なり、Web専用フォームタイプとExcelタイプの2種類があります。

Web専用フォームタイプのワークフローシステムは、いちから申請フォームを作成しなおさなくてはなりません。普段から申請・承認書類をExcelで作成しており、ワークフローシステム導入後もExcelを活用したい場合はExcelタイプのワークフローシステムが向いています。

2. システム連携が可能かどうかを確認する

ワークフローシステムを導入する際はシステム連携が可能かどうかも確認しておきましょう。特に、基幹システムや各種社内コミュニケーションツールなどと連携できるかどうか、チェックしておくのが重要です。

3. サポート体制が充実しているかどうかをチェックする

ワークフローシステムを導入後に使いこなす、あるいは故障時に早急に対応するには、メーカーによるサポートが必要です。

サポート内容はメーカーによって異なるため、事前にサポート内容を確認しておきましょう。