ワークフローシステムに「今使っているエクセルの稟議書や雛形ファイルをそのままのせて使えたらいいのに」と思っていませんか？
おそらくほとんどの企業が、エクセルで申請書類を作成し上長から承認をもらうといったワークフローを採用しているはずです。昨今ではグループウェアに付属しているワークフローシステムを採用し、ペーパーレス化・DX化に取り組む企業も増えています。
しかし多くの担当者を困らせているのがワークフローシステムにおける既存エクセルデータの活用方法です。そこでこの記事では、ワークフローシステムにエクセルデータをそのまま乗せて活用する方法を紹介します。
ワークフローにエクセルを採用している企業ならではの悩み
稟議書や休暇届などの各種申請書類をエクセルで作成し、印刷して提出・郵送またはメールで上長に提出する。ほとんどの企業がこのようなフローで日々申請・承認作業をこなしているのではないでしょうか。
「どこで承認が止まっているのかわからない」「承認に時間がかかりすぎている」といった課題を感じている方も多いはずです。そこで近年ではペーパーレス化やDX推進、働き方改革に対応するためにワークフローシステムを導入検討している企業が増えています。しかし、これまでエクセルをメインにワークフローを回していた企業ほど、以下のような悩みを抱えがちです。
「今まで使っていたエクセルのテンプレートをそのままワークフローにのせたい」
「操作性が変わってしまうワークフローシステムは避けたい」
上記の悩みは、ワークフローシステムにエクセルを活用する方法を知ることで解決できます。
Webフォームを採用するワークフローシステムの欠点
社内業務の流れを電子化するワークフローシステム。稟議や決済をはじめとした各種申請・承認業務をパソコンやスマートフォンなどのデバイス上で完結させられるのがメリットです。
しかし、ワークフローシステムを導入するだけではそのメリットを享受することはできません。なぜなら、まず申請フォームの設計が必要になるからです。ワークフローシステムでフォームを設計する方法は大きく分けて2つあります。
Webフォームで設計する方法
Webエクセルフォームで設計する方法
Webフォームで設計する場合は、ツールの機能を把握したり仕様に慣れなくてはならなかったりと意外と手間と労力がかかります。申請書が100種類あれば100通りの申請フォームを作成しなければなりません。
さらに属人化しやすいため、スムーズな引継ぎがしにくいのも欠点。なによりこれまで作成してきたエクセルのテンプレートをまたいちから別のフォームで作り直すのは効率が悪いと言わざるを得ないでしょう。
以上から、エクセルを使い慣れている企業ほどエクセルフォームで申請書を作成できるワークフローシステムの導入を検討するのがおすすめです。
エクセルフォームを採用するワークフローシステムのメリット
ワークフローシステムを活用するには申請フォームを作成する必要があり、エクセルで対応可能なツールであれば、現在使用しているエクセルのテンプレートをそのままワークフローに乗せることができます。具体的なメリットは以下の通りです。
・これまで作成したエクセルのテンプレートを作りなおす必要がない
・使い慣れたエクセルを使用できるため導入効果を得られるのが早い
・誰でも使い易いため引継ぎや教育に時間がかからない
エクセルをワークフローに活用している企業でワークフローシステムの導入を検討している方は、既存のエクセルデータを活用できるツールを探すのがおすすめです。
エクセルの使い勝手そのままにワークフローシステムを導入する方法
「ワークフローシステムEX」も、使い慣れたエクセルをそのまま入力フォームとして利用できるツールのひとつです。エクセルが使用できるワークフローシステムとしては業界内でもっとも古い歴史があります。
ワークフローシステムEXの特長は以下の通りです。
・使い慣れたエクセルをそのまま使用できる
・Webブラウザで承認処理ができる
・ドラッグ＆ドロップで簡単に申請できる
・エクセルをCSVファイルで出力でき、他システムと連携ができる
ワークフローEXはクラウド版、オンプレミス版を用意しています。
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