「ワークフローを見える化したい」「ワークフローをデジタル化したい」という方も多いのではないでしょうか。
社内の一連の申請・承認業務の流れを可視化・デジタル化するワークフローシステムはExcelを使うことで無料で自作することが可能です。
この記事では以下についてご紹介します。
- Excelでワークフローシステムを作る方法
- Excelで自作するワークフローシステムのメリット・デメリット
- Excel申請書をそのまま使用できるワークフローシステム
Excelでワークフローシステムを作成する方法
早速、Excelでワークフローシステムを自作する方法を見ていきましょう。
ステップ１ ワークフローシステムを自作する目的を定義する
ステップ2 稟議書のフォーマットを作成する
ステップ3 Excelのフローチャート機能で承認ルートを作成する
ステップ1ワークフローシステムを自作する目的を定義する
Excelでワークフローシステムを自作する際はまず、目的を明確化しておきましょう。目的を明確にすることで、事前に必要な機能、要件を把握できるためです。
目的が明確化されていると、これから作成する業務プロセスが、どのように業務露セスを改善するのかが見えてきます。逆に目的がないままワークフローシステムを自作しようとすると「作ったものの社内に浸透しない」「使いにくい」といった問題が生まれてしまいます。
ステップ2 稟議書のフォーマットを作成する
ワークフローシステムを自作する目的を定義したら、Excelで稟議書のフォーマットを作成しましょう。
稟議書は、承認プロセスには無くてはならない文書のひとつです。稟議書のフォーマットを作成できれば、申請する際に情報を過不足なく記載することが可能となります。
いちからフォーマットを作成するのが難しい場合は、テンプレートをダウンロードして作成することも可能です。
ステップ3 Excelのフローチャート機能で承認ルートを作成する
次に承認ルートを作成します。Excelにはフローチャート機能が付いており、ワークフローシステムの承認ルートはこのフローチャート機能を用いることで作成ができます。
図形や矢印を配置することで見やすい承認ルートを作成しましょう。具体的な方法は以下の通りです。
・Excelの挿入タブをクリック
・フローチャートを選択
・ステップごとに図形を配置
・矢印を配置することで各承認ルートの繋がりを表現
・完成
承認ルートはぱっと見てわかりやすい表現が必要です。Excelのフローチャートを活用して、一目で把握できるような承認ルートを作成しましょう。
ポイントは、文字を多くし過ぎないことです。図形や色を用いてワークフローの流れを分かりやすく表現しましょう。
Excelで自作するワークフローシステムのメリット・デメリット
ワークフローシステムはExcelで自作することが可能ですが、メリットとデメリットがあります。
作成してから「やはり自社には合わなかった」という事態を招く前に、下記を確認しておきましょう。
Excelで自作するワークフローシステムのメリット
Excelで自作するワークフローシステムのメリットは次の通りです。
無料で作成ができる
Excelで自作するワークフローシステムはExcelで無料で作成ができます。作成に必要な機能は無料で標準搭載されているため、ソフトを購入したりライセンスを追加したりする費用も掛からないのがメリットです。
Excelの知識さえあれば専門知識がなくても作れる
Excelで自作するワークフローシステムはExcelの知識さえあれば、だれでも作成することができます。
Excelは多くのビジネスマンに親しまれており、ワークフローシステムを自作する際はプログラミングの知識も必要ありません。そのため、比較的短時間で作成できるのもメリットです。
申請データをデジタル化し保存ができる
Excelでワークフローシステムを自作した後は、申請・承認で生じたデータを保存・記録することが可能です。これまで紙でワークフローを管理していた場合は、ペーパーレスの実現が可能となります。
また、申請・承認データをデジタル化することで、データの分析がしやすくなるのもメリットです。さらに、他システムとの連携も可能となるため、業務効率化にも貢献するでしょう。
Excelで自作するワークフローシステムのデメリット
一方で、Excelでワークフローシステムを自作した場合、下記のようなデメリットもあります。
自作するのに時間と手間がかかる
ワークフローシステムはExcelで手軽に作成できるとはいえ、手間と時間がかかるのは否めません。また、社内メンバーが使いやすく見やすいワークフローシステムを作成するとなると、様々な事例を探したり、Excelの操作方法を学んだりする必要もあります。
よりExcelを使いこなしているメンバーが作成することで、手間と時間を最小限に留めることはできますが、リソースがひっ迫している場合にはそもそもワークフローシステムを作成する時間すら取れない場合もあるでしょう。
社内メンバーへのマニュアル作成にも手間と時間がかかる
一般的なワークフローシステムには、マニュアルやチュートリアルが用意されています。しかし、自作でワークフローシステムを作成する場合は、自社でマニュアルを用意しなければなりません。その点もデメリットといえるでしょう。
Excelでワークフローシステムを自作する場合は、マニュアル作成はもちろん、必要に応じて社内メンバーへの操作方法説明会が必要な場合もあります。
データの共有に時間がかかる場合がある
Excelでワークフローシステムを作成した場合、データ共有に時間がかかる場合があります。
Excelはファイル単位でデータが管理されます。そのため、データを共有する際や更新する際は、メールあるいはクラウドストレージを経由するのが一般的です。
そのため、複数の承認者が絡む、あるいはリアルタイムな請・承認が必要な場合は遅延が発生しやすいのがデメリットです。
Excelをそのまま使用きるワークフローシステム
Excelでワークフローシステムを自作しようと考えている方の中には「ワ―クフローシステムに既存のExcelを使用したい」というニーズを持っている方もいるのではないでしょうか。
紹介したように、ワークフローシステムはExcelで自作できますがいくつかデメリットもあります。企業の規模や目的にもよりますが、手軽かつすぐにワークフローシステムを活用するには、ワークフローシステムの導入がベストソリューションといえます。
株式会社ナルボが提供する「WorkFlow EX」はExcelをそのまま回付できるワークフローシステムです。
Excelが使用できるワークフローシステムとしては業界内でもっとも古い歴史があります。
ワークフローシステムEXの特長は以下の通りです。
- 使い慣れたエクセルをそのまま使用できる
- Webブラウザで承認処理ができる
- ドラッグ＆ドロップで簡単に申請できる
- エクセルをCSVファイルで出力でき、他システムと連携ができる
ワークフローEXはクラウド版、オンプレミス版を用意しています。
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