自社のワークフローを電子化するワークフローシステムですが、コストについて気になる方も多いのではないでしょうか。
ワークフローシステムのコストは、タイプや製品に搭載されている機能数などによって異なります。そのため、自社に合う製品を導入し、高いコストパフォーマンスを得るのがポイントです。
この記事では、ワークフローシステムにかかるコストと、自社に合うワークフローシステムの選び方を紹介します。
ワークフローシステムにかかるコストはタイプによって異なる
ワークフローシステムにかかるコストはタイプによって異なります。そのため、まずはワークフローシステムの種類について解説します。
オンプレミス型ワークフローシステム
オンプレミス型のワークフローシステムは社内にシステムを構築します。自社で導入や運用する必要がありますが、高いセキュリティ性とカスタマイズのしやすさが特長です。
クラウド型ワークフローシステム
インターネットに接続すれば、どこからでも利用できるのがクラウド型ワークフローシステムの特長です。オンプレミス型に比べて導入・運用に手間がかかりにくいと言われています。
関連記事：ワークフローシステムの種類一覧！機能別・部署ごとの特長を解説
ワークフローシステムにかかるコスト
ワークフローシステムを導入する際は一般的に以下のコストがかかります。
・初期費用
・ランニングコスト
それぞれオンプレミス型とクラウド型でコストが異なるため、以下で詳しく解説します。
導入時に発生する初期費用
ワークフローシステムを導入する際は初期費用がかかりますが、オンプレミス型かクラウド型かによって料金が異なります。
オンプレミス型の場合は、ほとんどの製品で初期費用がかかります。価格は製品によって異なり、数十万～数百万円と高額になることがほとんどです。
一方、クラウド型の場合は初期費用がかからない製品も存在します。初期費用がかかるとしても数万円～とオンプレミス型と比較すると安いのがメリットです。
毎月発生するランニングコスト
ワークフローシステム導入後は、ほとんどの製品でランニングコストが発生します。具体的には
・月々の利用料金
・サポート料金
・システム維持費
これらのコストがかかります。オンプレミス型の場合は、自社にサーバーを設置する関係でランニングコストを抑えられるのが特長です。
一方クラウド型の場合、月々の利用料金がかかり、料金は主にユーザー数によって決まります。利用料金の相場は1ユーザーあたり300～1000円です。ユーザー数が増えれば、その分毎月の利用料金は増えます。
そのため、利用者数が多い場合はオンプレミス型を導入した方が費用対効果を得やすい場合があります。
オンプレミス型はセキュリティ性に優れており、カスタマイズ性も高いことから自社で運用リソースが確保できる企業や、高額な予算を取りやすい大企業に向いています。
一方クラウド型はオンプレミス型よりも手軽に運用できるため、いち部署での活用や、中小企業に向いていると言えるでしょう。
ワークフローシステムによってコストが異なる理由
ワークフローシステムによってコストが異なるのは、なぜなのでしょうか。その理由は以下の3つです。
・搭載されている機能が異なるため
・契約期間が異なるため
・ユーザー数が異なるため
それぞれ詳しく見ていきましょう。
搭載されている機能が異なるため
ワークフローシステムは、製品によって搭載されている機能に違いがあります。機能性が豊富なワークフローシステムほど、コストがかかる傾向にあります。
コストを抑えたい場合には可能な限りシンプルなワークフローシステムを選ぶと良いでしょう。そのためには、事前に自社に必要な機能が何なのか把握しておくことが必要です。
一方で、カスタマイズ機能や外部連携機能が必要な場合には、搭載されている機能を事前に確認しておき、費用と見合うかどうか、用途にマッチするかどうかチェックしておきましょう。
契約期間が異なるため
ワークフローシステムのコストは契約期間によっても異なります。特にクラウド型の利用料金においては、月額払いと年間払いによって料金に差が生まれます
年間払いのなかでも1年契約と5年契約では、月々の実質の支払い金額に差が生まれる場合があるため、長期間ワークフローシステムを契約する場合には、1ヶ月あたりにかかる費用をチェックしておきましょう。
ユーザー数が異なるため
ワークフローシステムのコストは、ユーザー数によっても異なります。ユーザ―数が増えればコストが増えるのが一般的です。
そのため、ワークフローシステムにかかるコストを抑えたい場合には、1ユーザーあたりの利用料金もチェックしておきましょう。
ワークフローシステム導入の費用対効果を高める方法
ワークフローシステムの導入担当者にとって重要な指標となるのが、費用対効果ではないでしょうか。そこでここでは、導入前にできるワークフローシステムの費用対効果を高める方法を紹介します。
ワークフローシステムの活用用途を把握しておく
ワークフローシステムの費用対効果を高めるには、活用用途を把握しておきましょう。というのも、ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、製品によって搭載されている機能が異なるためです。
ワークフローシステムの活用用途がわかっていないまま導入をしてしまうと、不要な機能を搭載したワークフローシステムを導入してしまいかねません。その結果、必要以上のコストがかかってしまう可能性があります。
自社の課題を解決できるワークフローシステムに必要なのはどのような機能なのか、把握するためにもまずはワークフローシステムの活用用途を棚卸しておきましょう。
ユーザー数が多くなければクラウド型のワークフローシステムを選ぶ
ユーザー数が多くない場合は、クラウド型のワークフローシステムを選ぶと良いでしょう。というのも、先述の通りオンプレミス型のワークフローシステムは初期費用がかかり、クラウド型のワークフローシステムよりも割高になるためです。
また、クラウド型のワークフローシステムであれば、運用コストがかからないため導入後に余計な業務が発生しにくいというメリットもあります。
さらに、年間契約が可能であれば、月額支払いよりも月々の支払いを抑えられる可能性が高いため、検討してみるのもよいでしょう。
自社にとってすぐに効果を得やすいワークフローシステムをみつける
ワークフローシステムを導入する際は、導入後いかに早く効果を得られるかを想定しておくのも重要です。特に、導入後すぐにワークフローシステムの効果を実感したい場合には、Excelで回付できるワークフローシステムを選ぶのが良いでしょう。
ちなみに、ワークフローシステムには以下の2種類があります。
・Webフォームを活用するワークフローシステム
・Excelを活用できるワークフローシステム
Webフォームを活用するワークフローシステムでは、事前に今現在使用している申請フォームや帳票を手作業で作成しなおさなければなりません。
一方、Excelを活用できるタイプのワークフローシステムは、現在使用しているExcelの申請フォームをそのまま回付できます。
「使い慣れたExcelをそのままワークフローシステムで活用したい」「いちから申請フォームを作成するのは手間がかかりすぎる」という場合には、Excelフォームを活用できるワークフローシステムが向いているでしょう。
自社に合うワークフローシステムを選び、高いコストパフォーマンスを得よう
ワークフローシステムを選ぶ際は、コストを抑えたいと思う方がほとんどだと思います。この記事を参考に、ワークフローシステムにかかるコストを把握しておき、自社にとって有益なワークフローシステムを選びましょう。
中でも以下に当てはまる場合には、Excelを活用できる「ワークフローEX」を導入することで費用対効果を高められるはずです。
・ワークフローシステムでも使い慣れたExcelをそのまま使用したい
・申請フォームを作り直すことなくワークフローシステムを使用したい
・ExcelをCSVファイルで出力でき、他システムと連携がしたい
ワークフローEXはクラウド版、オンプレミス版を用意しています。
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