ワークフローシステムにはさまざまな種類があります。
そのため、企業の規模に合うワークフローシステムを導入しなければ、ワークフローシステムの効果は得られません。
特に中小企業では「自社に合うワークフローシステムをどうやって探せばよいのか分からない」という場合もあるでしょう。
そこでこの記事では、中小企業に合うワークフローシステムの選び方やおすすめのツールを紹介します。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、企業における申請・承認業務のプロセスを電子化・自動化するためのシステムです。紙の申請書や稟議書を電子化し、承認フローを設定することができます。そのため、業務の効率化や生産性向上が期待できます。
ワークフローシステムの種類を紹介!中小企業に向いているのは？
ワークフローシステムには、オンプレミス型とクラウド型2つのタイプがあります。それぞれ特長を見ていきましょう。
オンプレミス型
＜オンプレミス型のワークフローシステムの特長＞
メリット：
・自社でシステムを運用するため、セキュリティやカスタマイズ性に優れている
・インターネットに接続する必要がないため、外部からのアクセスリスクが低い
・既存システムとの連携がしやすい
デメリット：
・初期費用やランニングコストがかかる
・導入・運用に手間がかかる
オンプレミス型のワークフローシステムは、自社内にシステムを構築・運用します。そのため、セキュリティ性に優れたワークフローシステムを導入したい企業に向いています。また、既存のシステムとの連携がしやすく、自社のニーズに合わせてカスタマイズも可能です。
一方で、自社内にシステムを構築する分、導入や運用に手間がかかります。さらにクラウド型に比べてコストがかかるのも特長です。
以上から、オンプレミス型のワークフローシステムは、一般的に大企業に向いていると言われています。
クラウド型
＜クラウド型のワークフローシステムの特長＞
メリット：
・インターネットに接続すれば、どこからでも利用できる
・初期費用やランニングコストがオンプレミス型より安い
・導入・運用が簡単に済む
デメリット：
・セキュリティやカスタマイズ性はオンプレミス型に劣る
クラウド型のワークフローシステムはインターネットを介してサービスを利用するため、初期費用やランニングコストが安く、導入・運用も簡単なのがメリットです。
また、インターネットに接続できる環境であれば、どこからでも利用できます。そのため、近年増加している在宅・リモート勤務に対応しているのも魅力と言えるでしょう。
オンプレミス型のワークフローシステムに比べるとセキュリティに劣る点には注意が必要ですが、メーカーにもよるため、事前に確認をしておきましょう。
クラウド型のワークフローシステムは、オンプレミス型に比べて、導入や運用がしやすいことから、中小企業に向いていると言われています。
中小企業がワークフローシステムを導入する際にチェックすべきポイント
中小企業は、大企業に比べてワークフローシステムへの要件が異なります。特に、予算面、利用用途（シーン）、利用人数は大きく異なるはずです。中小企業は中小企業に合うワークフローシステムの選び方を知っておかなければ、ワークフローシステムの効果を最大限得ることは難しいでしょう。
ここで紹介する以下のポイントは、中小企業がワークフローシステムを導入検討する際に必ず押さえておきたいポイントです。
- 自社の用途に合うワークフローシステムを選ぶ
- サポート体制が充実しているワークフローシステムを選ぶ
- Excelが使えるワークフローシステムを選ぶ
それぞれ詳しく解説します。
自社の用途に合うワークフローシステムを選ぶ
中小企業は、自社の用途に合うワークフローシステムを選びましょう。用途に合うワークフローシステムを選ぶには
・何名でワークフローシステムを使用するのか
・どのような申請・承認フローをデジタル化したいのか
・どのような機能を使用したいのか
を事前に棚卸しておくことが重要です。
ワークフローシステムのなかには、複雑な承認ルートに対応したものもあります。自社の申請・承認ルートがシンプルなものであるにも関わらず、細かいプロセス設定が可能なワークフローシステムを選んでしまうと、使いにくく定着しない可能性が高いでしょう。
そのため、中小企業がワークフローシステムを選ぶ際は、自社の申請・承認フローに合うワークフローシステムを選ぶのがポイントです。
サポート体制が充実しているワークフローシステムを選ぶ
中小企業がワークフローシステムの恩恵を十分に受けるには、サポート体制が充実しているか否かをチェックしておくのもポイントです。
電話対応・メール対応・マニュアルの共有など、ワークフローシステムによってサポート内容は異なるため事前にチェックしておきましょう。
また、運用リソースが心配という場合は、導入前だけでなく導入後も十分なサポートを受けられるワークフローシステムがおすすめです。中小企業でも安心して運用ができるでしょう。
Excelが使えるワークフローシステムを選ぶ
中小企業の多くが、申請・承認フローにExcelを用いているのではないでしょうか。Excelでワークフローを回している中小企業の場合は、Excelを活用できるワークフローシステムが向いているでしょう。
なお、Excelで使用できるワークフローシステムのほかに、Webフォームで使用できるタイプのワークフローシステムもあります。Webフォームタイプの場合は、申請書類や帳票をいちから作りなおしたり、使い勝手をいちから覚えなければならなかったりするのがデメリットです。
そのため、以下に当てはまる場合にはExcelが活用できるワークフローシステムが向いているでしょう。
- 普段から申請書類や帳票をExcelで作成している
- 従業員がExcelを使うのに慣れている
- 新たに申請書や帳票のテンプレートを作り直す手間は省きたい
- 流動的に変わるフローに対応できるワークフローシステムを探している
なお、Excelを活用できるワークフローシステムのなかでも歴史がもっとも古いのが、「ワークフローEX」です。中小企業が導入することで効果を得られるワークフローシステムを探している方は、ぜひご検討ください。
ワークフローEXはクラウド版、オンプレミス版を用意しています。
▼ワークフローシステムをご検討の方はこちら
オンプレ版
クラウド版
長年効果を得られるワークフローシステムを導入しよう
ワークフローシステムにはさまざまな種類があります。それぞれ特長が少しずつ異なるため、やみくもに選んでしまうと「結局使えなかった」と費用対効果を得られないでしょう。
特に、中小企業は大企業と比べてワークフローシステムに求める要素が異なります。
・自社の用途に合うかどうか
・サポート体制は整っているか
・日頃使い慣れているExcelが使えるかどうか
これらのチェックポイントにワークフローシステムを導入できれば、高い費用対効果を得られるはずです。
