ワークフローシステムの導入を検討している方の中には「他の企業がどのように運用しているのか知りたい」と考えている方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、ワークフローシステムを導入した企業様の事例をご紹介します。ワークフローシステムの導入を検討している方は、ぜひチェックしてみてください。
【富士ソフト株式会社】稟議・決裁系の帳票申請を効率化
1970年に創業以来、携帯電話・自動車・クラウドコンピューティングなど時代の最先端分野で活躍している富士ソフト株式会社。大規模な組織変更を機にワークフローEXを導入し、稟議決裁、経費支出、旅費交通費・物品購入精算等の申請業務で利用しています。
導入前に感じていた課題
もともと承認を必要とする書類が約240種類あるという同社は、起案・承認・決済の段階において紙ベースで行われていました。
そのため、決済までに時間がかかるだけでなく、膨大な量の紙が消費されていました。全社レベルで業務を集約化を含めた組織変更に取り組んでいた同社にとって、紙ベースの習慣から脱却して業務を効率化させることが課題でした。
導入後の成果
同社はワークフローEXの導入したことによって、帳票申請や書類回付をはじめとした稟議・決済計の帳票申請を効率化することに成功しました。また、システム化による書類の紛失や対象外の人物に閲覧されると言ったリスクを減らすことができ、大幅なセキュリティ向上にもつながっています。
詳細を知りたい方は、こちらをご覧ください。（DLなしでご覧いただけます）
https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0007.pdf
【サイゼリア】回覧処理、文書添付を効率化
国内外に1000店を超えるイタリア料理チェーン店「サイゼリヤ」を展開する株式会社サイゼリヤは、早くからワークフローシステムを導入していた企業のひとつです。
現在は稟議や決裁書・海外出張申請においてワークフローEXを活用しています。
導入前に感じていた課題
同社は埼玉県吉川市に本社を構えていますがオフィス拠点は首都圏全体にあり、どの拠点もフリーアドレスシステムを採用しています。そのため、稟議や決済を必要とする各種業務は、早くからシステム化されていました。
しかし、ワークフローEXの前に利用していたシステムでは稟議に必要な文書添付の容量に制限があったり、容量が大きいとファイルが開かないという不便が生じていました。
導入後の成果
同社がワークフローEXの導入によって得られた効果として挙げたのが、必要なファイルを容量無制限で添付できるようになった点でした。
添付ファイルの容量を軽くする付加作業が無くなったため、1件あたりの業務時間が軽減しました。
また、稟議に関しても承認者が差し戻し先を自由に選んだり承認の条件をコメントとして残すことができるようになったため、回覧処理の効率化と稟議について的確な議論ができる環境を実現しました。
詳細を知りたい方は、こちらをご覧ください。（DLなしでご覧いただけます）
https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0008.pdf
【株式会社パソナテック】ワークフローシステムにおけるペーパーレス化
IT・エンジニアリング領域を専門に人材サービス・アウトソーシングサービスを展開している、株式会社パソナテック。
同社は「テックボード」と呼ばれる若手の経営改革組織から発信された内容をきっかけに、社内申請承認業務に活用するシステムとしてワークフローEXを導入しています。
導入前に感じていた課題
同社の各種申請業務は紙ベースで行われていたため、進捗状況の把握が難しいことが課題でした。
特に、経営幹部に決済をもらう場合は外出から戻ってきた経営幹部を決済待ちの場資料が入ったバインダーを抱えて追いかけるといった光景が散見していました。
流れの速い業界企業に対して迅速にサービスを提供するために、意思決定のスピードは速くしていたという同社ですが、紙ベースの申請業務では意思決定のスピードに追い付くことができませんでした。
導入後の成果
同社がワークフローEXを導入した結果、以前はエクセルで作成し紙で申請していた業務をそのままシステムに載せることが可能になりました。
これが実現できたことで、システムのために新しいフォームを制作する必要が無くなったのに加えて、承認者は出先でもスマートフォンなどで承認が可能になり、業務効率化を実現できました。
詳細を知りたい方は、こちらをご覧ください。（DLなしでご覧いただけます）
https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0010.pdf
【九州旅客鉄道株式会社】ワークフロー自体のシステム化を実現
九州地方を中心に鉄道路線を有する九州旅客鉄道株式会社。2013年4月よりワークフローEXの本番稼働を開始し、現在では約2000名が年間2万5千件の稟議申請書を扱うシステムになっており、業務効率化に大きく貢献しています。
導入前に感じていた課題
ワークフローシステムを導入する前、同社では稟議申請が紙ベースで行われていました。そのため、決済まで時間がかかるのに加えて、膨大な稟議申請書の山の中から該当書類を探し出さなければならないといった手間が発生していました。
さらに、稟議申請書の管理は手作業で番号を振り分けて管理していたためどうしても抜け漏れが生じ、内部監査での指摘項目になっていました。
導入後の成果
同社がワークフローEXを導入したところ、ワークフロールートを事前設定することで自動化できるようになりました。申請者は稟議内容を入力してボタンを押せば該当の承認担当者に稟議内容が送られるようになり、稟議担当者や該当書類を探し回るといった作業が無くなりました。
さらに、従来までエクセルで作成していた稟議文書をそのまま利用できるため、運用コストを大きく下げることに成功しました。
詳細を知りたい方は、こちらをご覧ください。（DLなしでご覧いただけます）
https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0011.pdf
【株式会社アイネット】従前のフォーマットを活用し、業務を効率化
アウトソーシング分野とシステム企画・開発分野で事業を展開している株式会社アイネットは、内部統制強化を目的にワークフローEXを導入しています。
導入前に感じていた課題
同社は以前からエクセル形式で帳票フォームを作成し、グループウェア上で保管する習慣が定着していました。そのため、内部統制強化の際に求められていたのは、「以前から使用していたフォーマットはそのままに、帳票を入力した後のフローがスムーズに進められること」でした。
導入後の成果
同社がワークフローEXを導入した結果、既存の申請書や自作のフォームなどをそのまま利用できるのに加えて、入力されたデータが正しいかどうかをチェックできる体制を整えることができました。これにより、運用コストを抑えながら業務効率化につなげることに成功しています。
詳細を知りたい方は、こちらをご覧ください。（DLなしでご覧いただけます）
https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0005.pdf
ワークフローシステムで自社の業務を効率化するコツ
ワークフローシステムは「導入しても効果がなかった」というケースも少なくありません。
そのため、ワークフローシステムを導入する前には、「自社のワークフローにおいて、どの部分が課題となっているのか」を把握し、自社にとってどのようなシステムが必要なのかを明確にすることが重要です。
また、ワークフローシステムの種類は多岐にわたります。様々なツールを比較しより確実に効果が出るワークフローシステムを導入するのがポイントです。
詳しい選定ポイントについては以下の記事にて解説しています。ぜひご参考ください。
ワークフローシステム5社を比較！メリットや価格などを紹介
ちなみに、
弊社株式会社ナルボが提供する「ワークフローEX」は以下のような企業が向いています。
・ワークフロー担当を設けている会社
→サポートが手厚いため、導入～運用、万一の際も迅速にサポート可能
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→Excelベースのワークフローとしては１８年と古い歴史がある
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