目次
ABOUT WORK FLOW 2-1-1
ワークフローにおける電子捺印とは
そもそも電子捺印とは、従来の印鑑の印影をスキャンして画像化したもののことです。
これまでは、紙に印刷された書類に一つずつ押印をしていましたが、数が多ければ多くなるほど印鑑業務も増えていましたが、電子捺印をワークフローに導入することで、Web上ですべての承認作業が完結できるようになり、テレワークの普及や業務効率化の推進において利便性が高く注目されています。
ワークフローシステムによってペーパーレスが実現
ワークフローシステムを導入することで、電子承認を行なうことができるようになり、書類を印刷する必要がなくなります。ワークフローシステムとは、申請から承認までの一連の流れを電子化してWeb上で行なうシステムのこと。
すべての書類をデータで管理することで、ペーパーレス化の実現が可能となり、これまでの承認で利用していた判子を電子承認印に置き換えることで、結果としてコスト削減にも繋がります。
ABOUT WORK FLOW 2-1-2
電子印鑑を捺印するメリット
ワークフローにおける申請業務は、一般的に紙ベースで行われてきました。しかし、紙による申請業務にはデメリットもあります。
ここでは、ワークフローの申請を紙で行うデメリットについて解説していきます。
承認のスピードアップ
1つ目は、承認スピードがアップするということです。紙による承認とは異なり、確認から承認までをすべてパソコンで対応できるため、承認者の不在に関係なくワークフローを進めることができます。
これまでのように、押印のために出社するということはなく、どこにいても電子決裁として印鑑業務を行なうことができるようになるのです。
承認プロセスの可視化
2つ目は、ワークフローシステムを導入することで、承認プロセスを可視化できるようになるという点です。紙で行うワークフローでは、誰が書類を持っていてどこまで承認が進んでいるのかということを申請者が把握するのは困難でした。
業務フローのなかで「承認印鑑はどこまでもらえているのか」なんてことを都度確認していては業務スピードも上がりません。
しかし、書類を電子化することで、どこまで進んでいるのかという承認フローの進捗状況を可視化することができ、よりスムーズに業務を進められるようになります。
ペーパーレスでのコスト削減
3つ目は、ペーパーレス化によるコスト削減ができるという点です。
紙による書類の場合、紙や印刷費、書類の保管場所やセキュリティなどとさまざまなコストが発生しますが、電子文書として電子化を行なうことでこれらのコストを削減することができるようになります。
また、書類の場合は記載ミスや押印ミス等があると作成のやり直しとなり更に紙を消費していましたが、電子文書では何度でも簡単に修正することができうえ、承認印についても手間がかからないのはメリットの一つです。
業務効率化
4つ目は、業務の効率化を実現することができるという点です。書類作成の際に書類のフォーマットを探したり、過去の書類を確認する際に保管場所に行って探すなどといった作業をすべてWeb上で完結することができます。
Web上で一元管理されることで、書類の確認や検索などが少ない工数で可能となります。また、書類が多くなればなるほど印鑑作業も増え、紛失や確認漏れなどといったリスクも考えられます。
しかし、電子捺印の場合は承認ステータスも含めてWeb上で確認できるため、このようなリスクを防ぐことができるのです。
改ざん防止
5つ目は、改ざん防止に繋がるという点です。紙によるワークフローの場合は、進捗状況の可視化ができず、誰が持っているのかということを確認できません。
そのため、申請途中で改ざんがあった場合には誰が改ざんしたのかを追求することが難しくなります。一方で、電子印鑑の場合には、捺印した時点で書類の変更ができなくなる機能や、変更履歴が記録される機能などがあるため、改ざんを防止することができるのです。
ABOUT WORK FLOW 2-1-3
電子捺印における懸念点とは
ここまで電子捺印のメリットについて解説してきましたが、導入前には懸念点があるということも理解しておかなければいけません。
ここでは、電子捺印の懸念点について解説していきます。
法的な懸念点のスピードアップ
これまでは、印鑑による捺印が一般的だったため、電子印鑑による法的な効力があるかなどは活用シーンによって異なる場合があります。特に取引先との契約書などは、e-文書法や電子帳簿保存法などによって、タイムスタンプの付与が必要な場合もあるため注意が必要です。
書類によっては、事前に電子印鑑でも問題ないかなど、確認をとることも大切です。
また、社内の承認を得る際にも内容によっては、電子印鑑では効力がない可能性もあるため、事前に社内でルールを決める必要があるでしょう。
システム導入の費用
電子捺印を利用するためには、少なからずシステム導入費が発生します。機能によって費用は異なりますが、多機能なシステムを導入し実際に活用されていないということになると、かけたコストが無駄になってしまいます。
システムを導入する際には、自社の業務や課題にあった機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。
オペレーションの変化
これまでのワークフローとはオペレーションが変化するため、社内の理解を得られない場合もあります。また、導入したはいいものの業務が複雑となってしまい、余計に時間がかかってしまうということも考えられます。
システムを導入する際には、社員への周知やシステム研修などを行い、電子決裁を効果的に活用できるような体制を整えることが重要です。
これまでのExcelやWordファイルをシステム化できるワークフローツールもあるので、オペレーションをなるべく変えたくない場合には活用がおすすめです。
Excel申請書をそのままワークフローへ活用する
https://www.workflow-ex.jp/cloud
印鑑による安心感
印鑑には意思表示や本人確認といった重要な役割があり、日本では押印文化が深く根付いています。そのため、実際に印鑑を押さない電子捺印に不安を持つ人は多いでしょう。
社内の十分な理解を得られないまま導入を進めてしまうと、うまく活用されずにかえって業務の効率化を実現できないこともあります。まずは、ワークフローの電子化に十分な理解を持ってもらうことが重要となります。
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テレワーク時にも有効な電子捺印
これまで紙で行っていた承認作業も、電子捺印を活用することでパソコン一台で完結させることができます。特にテレワークが普及している今では、出社する機会も減りより一層電子捺印を有効活用できるケースが増えています。
DX化が進む中で、古くから根付いている押印文化も少しずつ変化してきています。
印鑑業務を電子化することで、業務の効率化を図ることができるため、導入がまだの方はぜひこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。
ABOUT WORK FLOW 2-1-5
電子捺印で承認業務をシームレスに
本記事では、電子捺印のメリットやデメリットについて解説しましたが、電子捺印は承認業務の効率化を考える上では欠かせないものとなってきています。
もちろんデメリットも存在しますが、事前に理解しておき対策をしておくことで懸念点を解消することが可能です。
ワークフローEXクラウドでは、今回紹介した電子捺印の懸念点を最小限に抑えながら、ワークフロー運用を行なうことができます。
ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
自社のワークフローにおける申請業務を見直し、電子化による業務効率向上が今後さらに重要になってくるでしょう。
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