ワークフローのルールとは？自社に合った運用を行うためのポイント

ワークフローの重要なポイントは申請（起案）と承認までの透明性です。
ルールを決めておくことで、いつ、誰が、誰に、何を申請したのか。そして状況はどうなっているのかをすぐに確認できる環境が構築できます。

しかし、このワークフローのルールが定まっていない場合、申請者や承認者が判断に困り、非効率な問題が起こってしまいます。

• よくあるワークフローの問題
• 申請に適した書類がわからない
• 承認担当がわからず回覧先が不明
• 承認待ちがいつまでも続く

業務フローを可視化することにより、スムーズに仕事を進めるためにワークフローが存在しているにも関わらず、ルールが無い場合さまざまな問題が発生してしまいます。
これらの問題を解決するためには、事前にルールを決めておくことが大切です。

ワークフローのルールは作成するだけでなく、会社全体でそのルールに則って稼働してもらうことが必要です。

社内全体への周知はもちろん、いつでも確認できるようにマニュアル化することも大事です。また、運用後に部署間での独自ルールには注意が必要です。
部署間での新たなルールは問題ありませんが、独自ルールが周知されていない場合ワークフローの統制が保たれません。必要に応じて新たなルールとして定めていくことも運用においては重要になります。

ワークフローEXでは、さまざまな機能とともにルールを定めることが可能です。

例えば、申請内容に応じて承認者のステップを設定できるため、関係者を決めておくことで誰にどんなステップで申請を行うかのルール化が可能になります。

また、いつまでに確認が必要という申請については、希望完了日を設定して申請する。
もし承認が停滞しているようであれば、停滞日数を指定して通知を自動的に送るなど、ワークフローをスムーズに進めるために必要な機能とルールを定めることが可能です。

これらの機能についてはこちらでも解説しています。

ワークフローEXでできること
https://www.workflow-ex.jp/function_list

ワークフローのルールを定めることは業務を効率化するうえで非常に重要な項目となります。しかし、ルール化を行ったとしても、紙書類でワークフローを行う場合は、効率化を求め独自ルールができやすくなってしまいます。
ルールをしっかりと運用するためには、ワークフローシステムを活用するのもひとつの手でしょう。

ワークフローEXの場合は、これまで利用してきたExcelやWordファイルをそのままシステムで活用できるため、社内の周知も容易に可能となります。

ワークフローのルールをしっかりと定め、必要に応じてシステムも活用しながら、従業員のストレスを無くし快適な業務環境を構築してください。

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