業務の効率化において、どんな企業でもワークフローは重要です。
しかしワークフローのルールが決まっていない場合、申請や承認が煩雑になり本来あるべきワークフローの実現ができません。
そこで本記事では、ワークフローにおけるルールについて解説していきます。
この記事でわかること
・ワークフローのルールとは？
・ワークフローのルール作成時の注意点
・ワークフローのルールを守るポイント
ワークフローのルールとは
ワークフローの重要なポイントは申請（起案）と承認までの透明性です。ルールを決めておくことで、いつ、誰が、誰に、何を申請したのか。そして状況はどうなっているのかをすぐに確認できる環境が構築できます。
しかし、このワークフローのルールが定まっていない場合、申請者や承認者が判断に困り、非効率な問題が起こってしまいます。
【よくあるワークフローの課題】
- 申請に適した書類がわからない
- 承認担当がわからず回覧先が不明
- 承認待ちがいつまでも続く
業務フローを可視化することにより、スムーズに仕事を進めるためにワークフローが存在しているにも関わらず、ルールがない場合さまざまな問題が発生してしまいます。
これらの問題を解決するためには、事前にルールを決めておくことが大切です。
ワークフローのルール作成時のポイント
目的を明確にする
従業員規模や業務領域によって変わるワークフローですが、その目的を明確にしておくことが大切です。もし現状申請、承認業務に課題がある場合、どの範囲でルール化すればよいのかを改めて見直しつつ、何のために効率化を行うのかを念頭に置いておくと申請範囲やフローなどもルール化しやすくなります。
組織全体を考慮する
ワークフローに関わる部署や従業員を考慮することで、関係者の範囲が定まってきます。
範囲を定めることで、ワークフローとして申請すべき担当者もおのずと見えやすくなるためルールが策定しやすくなります。
関係者が不足していた場合は、改めてルールを策定しなおさなければいけなくなるため注意が必要です。
運用想定を立てる
ルールを策定した後は、仮運用を行いワークフローとして業務効率化に繋がっているかどうかのチェックも大切です。
万が一余計な業務が増えているなどが発覚した場合は、ルールを見直すことも重要となります。
ワークフローのルール作成時の注意点
ワークフローのルールは作成するだけでなく、会社全体でそのルールに則ってもらうことが必要です。
社内全体への周知はもちろん、いつでも確認できるようにマニュアル化することも大事です。また部署間で独自ルールが存在する場合には、注意が必要です。
部署間での新たなルールは問題ありませんが、独自ルールが周知されていない場合ワークフローの統制が保たれません。必要に応じて新たなルールとして定めていくことも運用においては重要になります
ワークフローのルールを守り申請・承認業務を滞りなく進める方法
ワークフローのルールを徹底するためには、誰が見てもそのルールが理解しやすく、また正しくルールに則って申請・承認を行えることが重要です。
そのためには、あるワークフローが何を条件に開始されるのかが明確になっている必要があります。また、条件分岐も明確にしておくことがポイントです。
さらに、社内メンバーがワークフロー見た際に瞬時に「何をすべきか」が明確に理解できない場合は改善が必要ということになります。
一方で、これらの作業を社内で行うには、手間と時間がかかるでしょう。そこで、ワークフローを正しく、かつ効率的に運用したい場合にはワークフローシステムの導入が選択肢のひとつとして挙げられます。
ワークフローシステムの導入ポイントは以下の通りです。
ルールを定めやすいかどうかチェックする
ワークフローシステムを導入する際は、ワークフローシステム導入後にスムーズにルールを定められるかどうかを確認してきましょう。なかでも、
・申請内容に応じて承認者のステップを設定できる
・申請希望日や停滞日数を自動通知できる
これらの機能があると、ワークフローを効率的かつ確実に運用することができます。
自社に合う申請フォーマットかどうか確認する
ワークフローシステムは製品によって、Web専用フォームタイプとExcelタイプの2種類にわけられます。
Web専用フォームタイプのワークフローシステムは、申請フォームを一から作成しなおす必要がありますが、処理スピードが速いのが特長です。
一方、Excelタイプのワークフローシステムは、既存のExcelをそのまま使用できるため、ワークフローにExcelを活用している場合にはExcelタイプのワークフローシステムが向いているでしょう。
システム連携ができるか確認しておく
ワークフローシステムを導入する際はシステム連携ができるか否かもチェックが必要です。基幹システム・各種社内コミュニケーションツールなどと連携できるか、事前に確認しておきましょう。
ワークフローEXにおけるルール作成の特徴
ワークフローシステムの中でも、ワークフローEXでは、さまざまな機能とともにルールを定めることが可能です。
例えば、申請内容に応じて承認者のステップを設定できるため、関係者を決めておくことで誰にどんなステップで申請を行うかのルール化が可能になります。
また、いつまでに確認が必要という申請については、希望完了日を設定して申請する。
もし承認が停滞しているようであれば、停滞日数を指定して通知を自動的に送るなど、ワークフローをスムーズに進めるために必要な機能とルールを定めることが可能です。
これらの機能についてはこちらでも解説しています。
ワークフローEXでできること
https://www.workflow-ex.jp/function_list
ワークフローEXで快適な業務環境を構築しよう
ワークフローのルールを定めることは業務を効率化するうえで非常に重要な項目となります。しかし、ルール化を行ったとしても、紙書類でワークフローを行う場合は、効率化を求め独自ルールができやすくなってしまいます。
ルールをしっかりと運用するためには、ワークフローシステムを活用するのもひとつの手でしょう。
ワークフローEXの場合は、これまで利用してきたExcelやWordファイルをそのままシステムで活用できるため、社内の周知も容易に可能となります。
ワークフローのルールをしっかりと定め、必要に応じてシステムも活用しながら、従業員のストレスを無くし快適な業務環境を構築してください。
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