ワークフローのDX推進は企業の働き方改革につながる優れものイメージ

ABOUT WORK FLOW 7-3

ワークフローのDX推進は
企業の働き方改革に
つながる優れもの

将来の労働力の確保や売上向上のために、企業にはDXを推進することが求められています。さまざまな課題に対応するには、既存の業務フローをIT化したうえで、業務体制を変革させていくことが必要なためです。
そのため、本業のサービスに集中できる環境を整えることができるワークフローシステムを導入することは、DXを推進するうえで欠かせないものになっています。
そこで今回は、DXとワークフローの関係や、ワークフローにおけるDXを実施するポイントについて解説します。

目次

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DXとは何か

DXとは何かイメージ

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、デジタル技術を使って業務改革を起こすという考え方です。自社の優位性の確保や労働力不足に対応するべく、企業はDXを推進することが求められています。

コロナウイルスの流行によって感染症対策に対応するべく、多くの企業がITシステムを導入に踏み切りました。その結果、社内のIT化が進んだことで、図らずとも業務効率化につながった企業も多くあるのではないでしょうか。
しかし、IT化が一気に浸透したことで、IT化だけでは他社との差別化や優位性を保つことは難しくなっています。さらに、労働力不足までがのしかかってきている今、IT化を手段とし、DXを推進することによって事業そのものを変革していく試みが行われているのです。
DXを実施することで、コストの削減や生産性の向上、従業員の能力をより引き出した事業を展開することができるようになるなど、さまざまな効果を得られる可能性があります。

こうした背景があることから、ライバル企業との競争において優位性を保つために、DXは今や企業にとって切り離せない施策の一つとなっています。

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ワークフローのDXとは

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ワークフローのDXは、企業におけるDXの中でも比較的推進しやすく、成果が出やすいという特徴をもっています。DXは全社的な取り組みとして行う必要はありますが、いきなりすべての部署で行うのは非常に難しいでしょう。その点、どの部署においても行われている申請・承認といったワークフローは、1つの部署で試験的に実施することが可能であり、うまく推進できれば、他の部署においても同様に展開させることができます。

ワークフローのDXを推進すると、紙ベースで行っていた申請・承認といった業務を、ワークフローシステムを使って電子化することで、業務効率化やコスト削減、内部統制の強化が期待できます。従業員は、本業に集中することができ、生産性の向上にもつながるでしょう。
こうした効果が見込まれる点からも、ワークフローにおけるDX推進は、社内でのDXを進める第一歩としておすすめです。

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ペーパーレス化に留まらないDX

ペーパーレス化に留まらないDXイメージ

DXを推進することで得られる副次的な効果の一つにペーパーレス化があります。IT化の中で、ペーパーレス化が可能になるシステムを導入することになるためです。しかし、ペーパーレス化するだけではなく、業務改革がおきなければ本質的なDXとは言えません。

そのため、既存業務における体制をどのように変革させるかまで見通しを立てたうえで、ワークフローシステムを導入するとよいでしょう。例えば、システム上での申請や決裁といった作業を行ったり、ワークフローを一元管理が可能になったり利点を活かして、人員配置や業務管理における体制を一新させることでDXの推進につながるでしょう。また、システムにアクセスすることで、会社以外のどこからでも業務を行えるようになるため、リモートワークの実施や物理コストの削減など、働き方の改革を実現することが可能になります。

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業務プロセスを把握したうえでDXを推進する

DXを行う前提として、自社の業務プロセスを可視化することで、何を改善するべきか明確にすることが必要です。

DXの注意点

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DXを推進するうえでの注意点として、利便性が上がるからなどの目先のメリットのためだけにデジタル化を行わないことが挙げられます。自社で変革すべき業務体制やその目的を明確にしたうえで実施しないと、業務の混乱を招きかねません。まず、変革するべき目的や方針を定めたうえで、デジタル化を実施してください。

また、ワークフローのDXを推進する場合であれば、これまで使用していた書類から、書式を変更するだけでも大変な手間になります。現在、Excelの書式を使用しているのであれば、できるだけ書式やルールを踏襲できるシステムを導入した方が、従業員のストレスやミスの発生を低減できるでしょう。使用する従業員のことを考え、円滑にDXを推進できるかについても検討するべきでしょう。

ワークフローを円滑にするためには

ワークフローを円滑にするためにはイメージ

ワークフローのDXを円滑に行うためには、まず現状の業務プロセスを把握することが大切です。
まず、申請・承認といった業務フローを図にすることで可視化します。各プロセスにおける問題点を、担当者や管理者に話を聞きながら洗い出していきましょう。問題点ごとに優位性や緊急度を設定し、解決すべき重要度を決定してください。システムを導入することによって解決すべき問題点をピックアップし、システムを選定します。機能だけでなく、利用者が直感的に使用できる仕様になっているかどうかも確認すると、導入後に円滑な運用が可能になるでしょう。

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ワークフローは継続的な改善によって最適化を

企業が他社との競争を勝ち抜くためには、既存業務をデジタル化し、業務体制を改革するDXを推進することが必要不可欠な要素の一つとなっています。その最初の第一歩として、ワークフローのDXから実施することがおすすめです。自社におけるワークフローの問題点を明確にしたうえで、DXの目的を定めましょう。
その目的に、働き方改革をすえている企業も多くあります。現在では、多様な働き方ができることは当たり前になりつつあります。DXを推進し、自社の働き方改革の実現に向けて取り組んでください。

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