目次
ABOUT WORK FLOW 7-4-1
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、業務の一連の流れを電子化するシステムのことです。従来、紙ベースで行われてきた業務フローを、パソコンやモバイル端末にインストールしたシステム上で行うことができるようになります。
ワークフローシステムを自社の体制に取り入れることで、紙文書における単調な作業の多くが自動化されるため、企業活動を最適化していくために欠かせないツールになっています。
紙文書での申請・承認フローの問題点
会社内ではさまざまな申請が行われており、稟議書・出張報告書・見積依頼書・休暇届など多くの申請書の種類があるでしょう。
紙文書の場合、申請書を探し、手書きで記入したのち上司のもとに手渡しする手間が発生します。場合によっては、申請経路が異なったり、金額を計算したりすることもあるでしょう。承認が滞っている場合、管理者に確認しなければならないこともでてきます。
こうした労力や時間が積み重なっていくと、見えないコストとなり、会社全体で考えると大きな損失になりかねません。
また、書類の印刷経費や管理場所の確保が必要であることや、紛失・漏えいのリスク、承認者が不在による遅延などの問題も挙げられます。
ワークフローシステムにおける申請・承認フロー
ワークフローシステムを導入することで、申請者はシステム上に表示された申請書の種類を選択し、申請フォームに必要事項を入力した後その場で提出することができます。承認者も同様に、送られてきた書類をその場で確認し、承認することで簡単にワークフローを進めることができるのです。
事前に設定することで、申請書の種類ごとに承認者や承認経路が設定可能であるため、申請者が迷うこともなくなります。計算ミスによる金額間違いや記入漏れなどで却下になる手間を省くことにもつながるでしょう。
ABOUT WORK FLOW 7-4-2
ステータス設定で利便性を高める
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を使って業務改革を起こすという考え方です。自社の優位性の確保や労働力不足に対応するべく、企業はDXを推進することが求められています。
ワークフローシステムを導入したら、まず設定しておきたいステータスについて解説します。
ステータスとは、現在の案件の状態のことです。ステータス設定を行うことで、その案件が今、どのような状態にあるのかを表示させることができます。
例えば、「新規」「確認中」「完了」「差し戻し」「見送り」といったステータスを設定することで、システム上に表示された案件の状態を一目で確認できるのです。
また、こうしたステータス設定を変更できる権限を、その案件における承認者だけに付与することも可能です。システム管理者が管理者モードでユーザー権限を制限しておくことで、確認中の案件が業務フローから逸脱してしまうリスクの低減につながるでしょう。
そのため、自社のフローに合わせたステータス設定をすることで、よりワークフローシステムの利便性を高めることができます。
ABOUT WORK FLOW 7-4-3
ステータス設定で利便性を高める
ワークフローシステムを導入したら、ステータス設定と同様に設定しておきたいアクセス権の設定について解説します。
現代は情報セキュリティの重要性が高まっており、社内の従業員に対しても同様に対策をしていかなければなりません。
さまざまな申請状況が管理されているワークフローシステムにおいても、管理者権限によってアクセス権限を設定し、情報を守ることが大切です。各承認フローにおけるアクセス権限だけでなく、アクティビティが実行されたログを記録したデータや承認書のファイルなど、管理データへのアクセス権限も忘れずに付与することで、データ改ざんのリスクに備えることができるでしょう。
アクセス権を設定することで、各ステータスやメンバーごとに実行できる内容を変更することができます。また、申請者や管理者の異動や役職変更になった場合にも、付与した権限を切り替えることができるため、不用意に権限を与えすぎてしまうリスクに備えることが可能です。
このようにアクセス権限を設定することで、業務フローが整備され、内部統制の強化につながります。
ABOUT WORK FLOW 7-4-4
自社に適したワークフローシステムの設定を
ワークフローシステムを導入することで、業務効率化やコスト軽減などのメリットを享受することができるでしょう。しかし、ワークフローシステムはツールであり、適切な効果を得るためには、使用者である社員が利用しやすいように設定する必要があります。
ワークフローシステムを導入する際には、自社の業務フローを整理し、ステータス設定をはじめとする自社に適したワークフローシステムの設定を行うことが大切です。
ワークフローシステムを導入するメリットを十分に受けられるようにしましょう。
