稟議の煩わしさをワークフローシステムで解決

ワークフローとは、Work（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、業務についての一連の流れのことを指します。業種や職種を問わず、組織の中で行われるほとんどの業務には「誰がどのようにスタートし、判断や処理を行い、完了するのか」という流れが存在します。

また、業務内容や書類の種類などによっては、判断をする人や人数・ステップなど申請フローが複雑に変化するものもあります。
このように、社長や部署のメンバーなど複数人が関わる業務を、予め決めたルールや流れに沿って処理することをワークフローと呼びます。

一方で稟議とは、自身の権限だけで決定できない事案について書類を作成し、権限の低い人から高い人へむけて順に回しながら承認をもらう手続きのことを指します。
稟議に使う書類を「稟議書」と言い、複数の関係者に稟議内容を周知し承認を得るために必要となります。

稟議と同じような意味で使われることの多い「決裁」ですが、決裁とは権限を持つ上長が、提案された内容の可否を決定することを意味します。

つまり、稟議は関係者の承認を得るための手続きを指すのに対し、決裁は最終的な判断を下すことを指します。
稟議と決裁の区別は会社によって異なり、小さい企業やベンチャー企業などの意思決定の素早さを目指す組織であれば、稟議がなく決裁のみで運用しているケースもあります。

一方で、ある程度大きい規模の企業の場合、実務では複数の部署が関係することが多くなるため、やはり「稟議」を経て承認を仰ぐことが多くなります。

稟議と決済の違いの詳細は以下の記事をご覧ください。

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稟議書は複数の承認者に回覧されるため、進捗状況を把握しにくいというデメリットがあります。具体的には、「承認ルートのどこに稟議書があり、どこまで承認済みなのか」を申請者はすぐに確認できないのです。

そのため、稟議内容のスケジュールに見通しをつけられず、業務が滞る可能性があります。

また、1つの稟議について複数の承認者が承認作業を行う場合、問題が発生したときの責任の所在が曖昧になりがちです。承認権限者は稟議申請者より上の立場の人間が多いため、責任を追及しにくくなります。

通常、稟議における承認者は、所属部署の上司から役員まで複数の階層に分かれています。それぞれの階層において承認を得る必要があるため、最終承認を得るまでに相当な時間がかかるケースが多くあります。

さらに、以下の場合にはより時間や工数がかかることもあるでしょう。

• 外出や出張、会議などにより、承認者の不在が続く場合
• 稟議内容が専門的であるため、承認者に説明する必要がある場合

その結果、稟議内容のスケジュールに遅延が出てしまい、ビジネスチャンスを逃す可能性も。このように、決裁までに時間や工数がかかることで、さまざまな悪影響につながることも珍しくはありません。

過去に作成した稟議書の保存量が多いと、該当の稟議書を検索するのに時間や手間がかかります。膨大な紙文書では、ファイルごとに整理整頓してラベル付けをしていても、目的の書類が一目でわかるようにすることは難しいでしょう。

最悪の場合、稟議書が見つからず、探す時間がムダになることも考えられます。