ワークフローを電子化することによって変わる業務効率イメージ

ABOUT WORK FLOW 2-2

ワークフローを電子化することによって変わる業務効率

稟議や決済などの業務手続きはこれまで紙で行われていましたが、近年ではテレワークの増加やDX化の推進によって、ワークフローを電子化する動きが注目されています。

電子化を行うことで、業務効率の向上や業務の見える化ができるなど、組織にさまざまなメリットをもたらします。一方で、デメリットも存在するため、電子化を行う前にはしっかりと把握しておくことが重要です。

そこで本記事では、ワークフローの電子化のメリット・デメリットについて解説していきます。

目次

ABOUT WORK FLOW 2-2-1

ワークフローとは

ワークフローとはイメージ

ワークフローとは、Work(仕事)とFlow(流れ)を組み合わせた言葉で、申請から承認まで一連の業務の流れについてのことを指します。

多くの会社では、一般社員では判断ができない事案を、稟議書やさまざまな申請を活用して部門長などの決裁者や部署のメンバーなど複数人に承認を得る業務があります。
会社によってもさまざまな業務上のワークフローがあり、いかに効率的かつ管理を行いやすくするかがポイントとなっています。

そこで注目されているのが「ワークフローシステム」を活用したワークフローの電子化です。
まずは紙での業務とどういった点が異なるのかを見ていきましょう。

ワークフローの意味と基礎知識はこちらの記事でも解説しています。
https://www.workflow-ex.jp/documents/workflow

ABOUT WORK FLOW 2-2-2

紙でのワークフローの場合

一般的に日本の殆どの企業では稟議というワークフローが存在し、紙による「稟議書」を作成し複数の承認者に確認してもらう必要があります。

しかし、この紙でのワークフローにはさまざまな懸念点があります。ここでは、紙で運用する場合の懸念点や事業への影響について解説していきます。

紙で運用する場合の懸念点

紙で運用する場合の懸念点イメージ

ワークフローでは複数人が関わることとなるため、承認者や決裁者が誰かということを把握する必要があります。申請内容によっては承認者が異なることもあり、都度誰が承認者であるかということを確認しなければならず、申請までの確認作業で手間と工数がかかってしまいます。

また、申請書自体を探す手間などが発生しているケースも多くあります。コア業務に忙殺され、忘れられた申請書について申請者にいつ・どこに置いたのかなど、本来無くても良い工数がかかることがあります。また、申請後に承認者間で回覧している間に紛失してしまうというリスクもあります。

事業に影響が出る問題点

事業に影響が出る問題点イメージ

これらの懸念点は、事業全体にも影響を与えます。紙によるワークフローを行なうことで、書類の回覧に時間がかかり、ビジネスにおける重要な意思決定が遅れてしまうこともあります。

書類がデスクに置かれたままで承認が停滞してしまうと、申請内容のスケジュールに遅れが発生する可能性もあるでしょう。事業上、期日までに購入しなければならないものが遅れてしまった場合は一大事となります。

また、紙の場合は書類が多くなればなるほど、書類の保管スペースやセキュリティのためのコストも発生することになります。コストだけでなく、管理が頻雑になるという問題点があることを理解しておくことが重要です。

ABOUT WORK FLOW 2-2-3

ワークフローを電子化するメリット

紙によるワークフローの問題点を解決する手段として注目されているのが、ワークフローの電子化です。ワークフローを電子化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

電子承認による効率化イメージ

電子承認による効率化

電子承認を行なうことで、これまで時間のかかっていた承認作業を効率化することができます。承認者の不在による回覧の滞りも、電子化することでパソコンがあればどこからでも承認作業を行なうことができるようになり、スムーズにワークフローを行なうことができるようになります。

また、過去データの利用や他システムとの連携により無駄な作業が減り、人的ミスを防ぐことができるようになります。

承認ルートの明確化イメージ

承認ルートの明確化

紙でのワークフローでは、どこで時間がかかっていてどこで書類が止まっているのかという進捗状況の把握が困難でした。しかし、電子化することで業務プロセスを可視化できるようになり、リアルタイムで進捗を把握できるようになります。

そうすることで、承認業務の停滞を防ぐことができるようになるのです。

承認についてはこちらの記事でも解説しています。
ワークフローにおける承認まで経路を解説

コスト削減イメージ

コスト削減

紙書類の場合は、紙代や印刷代、FAX通信費、郵送費などさまざまなコストがかかりますが、電子化することでペーパーレス化を行なうことができます。

ペーパーレス化を行なうことで、書類の保管スペースやセキュリティも不要となり結果として、コスト削減を実現することができるのです。

文書管理の明確化イメージ

文書管理の明確化

電子化を行なうことで、書類をすべてWeb上で管理できるようになります。これまでの保管スペースは不要となり、パソコンからいつでも必要な書類を確認することができます。

また、Web上ではさまざまな管理方法が可能で、申請者や承認者、申請日時などさまざまな条件から管理及び検索することができるため、文書管理の明確化が可能となるのです。

ABOUT WORK FLOW 2-2-4

ワークフローシステムを利用するメリット

ワークフローを電子化することでさまざまなメリットを得られることができますが、反対にデメリットも存在します。導入前にはしっかりとデメリットも把握しておくことが重要です。

ここでは、電子化によるデメリットについて解説していきます。

オペレーションの周知

オペレーションの周知イメージ

ワークフローの電子化を行なう際には、オペレーションを社内全体に周知する必要があります。申請フォームの作成方法や、承認ルートの設定、承認方法などシステムを利用するにあたり、利用する社員に使い方を覚えてもらわなければいけません。

電子化を行なうことでかえって業務が複雑化してしまっては、電子化の本質とずれてしまいます。ワークフローシステムを導入する際には、自社の業務や課題に合ったサービスを選択することが重要となるでしょう。

紙と混在すると管理が煩雑になる

紙と混在すると管理が煩雑になるイメージ

稟議などでは、稟議内容の補足説明を行なうために添付ファイルを提出することがあります。このような添付ファイルは紙で、稟議書は電子というような仕組みになってしまうと、紙と電子が混在し管理が煩雑になってしまいます。

そのため、なるべくすべての書類を電子化できるワークフローシステムを選択することが大切となるでしょう。ワークフローEXでは、添付ファイルも電子化することができるためすべての書類をWeb上で一元管理することが可能です。

システム利用料がかかる

システム利用料がかかるイメージ

ワークフローシステムを導入する際には、利用料が発生します。導入したシステムが、多機能で操作が複雑すぎると、システムを活用しきれずコストが高いと感じてしまうこともあるでしょう。

そのため、システムを選ぶ際には自社に必要な機能を明確にした上で、適切なものを選択することが重要です。ワークフローEXでは、クラウドサービスで電子決済が可能なため、専用サーバーの設置を行なうことなく初期費用を抑え、低価格でワークフロー運用を実現することができます。

ABOUT WORK FLOW 2-2-5

まとめ

これまで紙で行っていた申請などのワークフローを電子に変更するとなると、周知や慣れるまでの工数がかかってしまいますが、それ以上に業務の効率化に大きく貢献するでしょう。

ワークフローEXでは、今までのExcelやWordを利用して電子化できるため、社内業務に大きな変更を加えずにワークフローの電子化を実現することができます

ワークフローの電子化についてのご相談はこちら
クラウド型のワークフローシステム

お問合せ・お見積りはこちらから

ワークフローEXに関する資料の請求、デモの依頼、お見積り等、お気軽にお問い合わせください

トップへ戻る