ワークフローの電子化によって変わる業務効率とは

ワークフローでは複数人が関わることとなるため、承認者や決裁者が誰かということを把握する必要があります。申請内容によっては承認者が異なることもあり、都度誰が承認者であるかということを確認しなければならず、申請までの確認作業で手間と工数がかかってしまいます。

また、申請書自体を探す手間などが発生しているケースも多くあります。コア業務に忙殺され、忘れられた申請書について申請者にいつ・どこに置いたのかなど、本来無くても良い工数がかかることがあります。また、申請後に承認者間で回覧している間に紛失してしまうというリスクもあるため、情報をしっかり管理できる環境が必要になります。

これらの懸念点は、事業全体にも影響を与えます。紙によるワークフローを行なうことで、申請業務や書類の回覧に時間がかかり、ビジネスにおける重要な意思決定が遅れてしまうこともあります。

書類がデスクに置かれたままで承認が停滞してしまうと、申請内容のスケジュールに遅れが発生する可能性もあるでしょう。事業上、期日までに購入しなければならないものが遅れてしまった場合は一大事となります。

また、紙の場合は書類が多くなればなるほど、書類の保管スペースやセキュリティのためのコストも発生することになります。コストだけでなく、管理が頻雑になるという問題点があることを理解しておくことが重要です。

ワークフローの電子化を行なう際には、オペレーションを社内全体に周知する必要があります。申請フォームの作成方法や、承認ルートの設定、承認方法などシステムを利用するにあたり、利用する社員に使い方を覚えてもらわなければいけません。

電子化を行なうことでかえって業務が複雑化してしまっては、電子化の本質とずれてしまいます。ワークフローシステム導入の際には、自社の業務や課題に合ったサービスを選択することが重要となるでしょう。

稟議などでは、稟議内容の補足説明を行なうために添付ファイルを提出することがあります。このような添付ファイルは紙で、稟議書は電子というような仕組みになってしまうと、紙と電子が混在し管理が煩雑になってしまいます。

そのため、なるべくすべての書類を電子化できるワークフローシステムを選択することが大切となるでしょう。ワークフローEXでは、添付ファイルも電子化することができるためすべての書類をWeb上で一元管理することが可能です。

ワークフローシステム導入の際には、利用料が発生します。導入したシステムが、多機能で操作が複雑すぎると、システムを活用しきれずコストが高いと感じてしまうこともあるでしょう。

そのため、システムを選ぶ際には自社に必要な機能を明確にした上で、適切なものを選択することが重要です。ワークフローEXでは、クラウドサービスで電子決済が可能なため、専用サーバーの設置を行なうことなく初期費用を抑え、低価格でワークフロー運用を実現することができます。