業界・業種を問わず、ビジネスシーンで申請書の作成は必ず発生する業務の一つ。しかし申請書は種類が多く、作成する申請書によってフォーマットも異なります。
「申請書の作成を頼まれたものの、書き方がわからない…」という経験のある方も多いのではないでしょうか。 そこで本記事では、ビジネスシーンにおける申請書の書き方について解説します。作成時のポイントや具体例、申請書作成が非効率化してしまう原因なども紹介していますので、ぜひチェックしてください。
ビジネスシーンに必要な申請書とは？
ビジネスシーンでは、さまざまな種類の申請書が存在しますが、大きく分けると以下の2通りに分類できます。
- 社内向け申請書
- 社外向け申請書
本項では、それぞれが具体的にどのような申請書を指すのか解説していきます。
社内向け申請書
社内向け申請書とは、社内における業務手続きに使用される申請書です。具体的には、以下の書類が社内向け申請書の代表例に挙げられます。
- 有給休暇申請書
- 経費精算申請書
- 予算申請書
- 各種稟議書
交通費などの経費精算や休暇申請書は、どの部署においても作成機会のある申請書です。ただし部署によっては、上記以外の申請書類作成を求められる機会もあるでしょう。
社外向け申請書
社外向け申請書とは、自社外の機関に向けて、業務上必要な許認可を取るために提出する申請書類です。業界・業種によって異なりますが、代表例としては次の申請書が挙げられます。
- 開業・設立関連の申請書
- 青色申告承認申請書
- 法人設立登記申請書
- 医療費控除申告
このように、社外向け申請書の種類は担当する業務領域や提出先によって多岐にわたります。 所属部署やポジションによっては、頻繁に申請書の作成を求められることもあるでしょう。申請書の書き方が分からない場合には、基本的な作成方法について知っておくことが重要です。
申請書を書く際のポイント3選
では、実際に申請書を書く際、どのような点に気を付けて作成すればよいのでしょうか。本項では、申請書を書くときに重要となる3つのポイントについて解説していきます。
シンプルかつ簡潔に書く
申請書は業務手続きの許可・了承を得るために作成される書類です。そのため、内容が伝わりやすいよう、シンプルかつ簡潔にまとめなくてはなりません。何を求めている申請書なのかが相手に伝わるよう、余計な文章は極力排除した書類に仕上げましょう。
社内にフォーマットがない場合、一から申請書を作成することになります。その場合は箇条書きを駆使するなど、シンプルなレイアウトでの作成を心掛けることが重要です。
言葉遣いや文体に注意する
申請書は業務上の手続きに必要となるビジネス文書です。確認するのは自分よりも上の階層にいる上長であることを念頭に入れて作成を進める必要があります。
申請書内では「～だ」「～である」などの論文調の言葉遣いは避け、です・ます調の敬体を使用しましょう。目上の人間が読むことを意識して作成をするよう、注意が必要です。してください。
申請書は業務上必要となる事項の許認可や、希望などを伝えるための書類です。そのため、作成する際は所定のフォーマットに従い、できる限り簡潔に記載事項をまとめましょう。また、言葉遣いや文体についても、ラフにならずフォーマルなテイストにすることも重要です。
【例文つき】申請書の書き方を解説！
申請書といっても、申請する内容によって書き方は大きく異なります。本項では作成機会の多い申請書の書き方を例文つきで解説していきますので、ご参考ください。
例文1：経費精算申請書
経費精算申請書は、部署を問わず作成する機会の多い申請書類です。作成時は、経費が発生した日付とその内容、金額、追記事項などをしっかりと明記するよう心がけましょう。
なお、例文は以下をご参考ください。
例文2：出張申請書
続いて紹介する例文は、出張申請書です。出張する際には、事前に出張申請書の提出を求められる場合があります。作成する際は出張期間、出張先、行動予定、発生する費用の内訳など、可能な限り詳細に記載するよう注意が必要です。
なお、一から出張申請書を作成する場合には、以下の例文をご参考ください。
例文3：稟議書
最後に紹介するのは稟議書の例文です。そもそも稟議とは、特定の事項についての組織的な意思決定を下すための文書。そのため稟議書も、商品企画や人事採用、備品購入など、さまざまな種類に分かれます。
稟議書は最終的に決裁へと辿り着くために作成されるため、以下のポイントが含まれるよう注意が必要です。
- 起案日/決裁希望日
- 件名
- 内容・目的
なお、稟議の内容に応じて、想定コストなどもあわせて記載する必要が出てきますので、作成する稟議書の内容に合わせた調整が必要です。本項では、ある商品のプロモーションイベント開催に関する稟議書を例にとって紹介します。
企業によっては、各申請書のフォーマットを社内で定めている場合があります。そのため申請書を書くよう求められた場合は、まず該当する申請書のテンプレートが社内にあるかを確認したうえで、作成作業に取り掛かるよう注意しましょう。
なお、社外向け申請書については、各官公庁などが出しているフォーマットに従って書く必要があります。そのため、提出が必要な書類に応じてリサーチし、正しいフォーマットの申請書を送付するよう注意してください。
申請書作成が非効率化してしまう原因とは？
申請書を書く際、あらかじめ用意された作成フローに沿って作業を進めることがほとんどです。忙しい業務の合間を縫って申請書を書くのであれば、可能な限り効率化した方がよいはずですが、何らかの理由で非効率化している場合もあります。本項では申請書作成が非効率化してしまう理由を紹介していきます。
そもそも作成に時間がかかっている
企業によって、申請書の書き方には違いがあります。申請書を作成する方法として挙げられるのは次の通りです。
- 用紙に直接記入する
- ExcelやWordで作成する
- メールに申請内容を打ち込む
このように、申請書の作成方法はさまざまです。しかし社内でテンプレートやルールが定まっていない場合、作成に時間がかかってしまい、効率に支障をきたしている可能性があります。
在宅ワークに適応できていない
申請書の作成・承認フローと働き方のミスマッチも、非効率化の原因の一つに挙げられます。コロナ禍を機に、在宅ワークを導入した企業が増えています。しかし、なかにはリモート環境に合わせたワークフローが整備できていない企業もあるでしょう。
申請書作成は、リモート環境でも必ず発生する業務です。しかし在宅ワーク導入前のフローをそのまま採用していると、業務の非効率化を招く一因となる可能性もあります。
具体的には、申請用紙を郵送で送付しなければならない、押印のために出社しなければならないといった状況が挙げられます。こうした状況に当てはまる場合、申請書作成に関連する業務には、改善が必要です。
複雑な承認フローに対応できていない
申請書は、提出後「承認」されなければなりません。また申請書の承認フローは、提出する書類の種類によってさまざまです。ものによっては、異なる部署の上長から承認印をもらわなければならない場合もあるでしょう。
承認フローの複雑な申請書を用紙で書いて回覧に出したり、メールでデータファイルを送付したりしている場合、かなりの時間をロスしている可能性があります。業務効率を向上させるのであれば、複雑な承認フローに対応できるよう、システムの整備が必須です。
なお、ワークフローが複雑化していて整備が必要な場合には、以下の記事で整理整頓のコツを紹介しています。ぜひ参考にしてください。
関連記事：ワークフローによくあるパターンを解説！業務フローを整理整頓する方法
在宅ワークの導入などにより、異なる場所で業務を進めている企業も多いでしょう。自社の申請書作成フローが「出社」を前提としている場合、リモート環境下で従来の業務フローが非効率化している可能性もあります。自社の就業環境と申請書の作成フローがマッチしているかどうか、一度検討してみてはいかがでしょうか。
申請書の作成を効率化するならワークフローシステムを活用しよう
本記事では、申請書の書き方や作成上の注意点などを解説しました。経費精算、稟議、休暇など、さまざまな内容で申請書を作成する機会は訪れるはずです。
しかし、社内の業務形態が変化を遂げているなかで、申請書作成のフローが長らく更新されておらず、非効率化しているパターンも考えられます。
そんな場合に便利なのが、申請書作成・承認などを効率化できるワークフローシステムの導入です。ワークフローシステムを導入することで得られるメリットについては、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてチェックしてみてください。
関連記事：ワークフローシステムの導入メリット4選！デメリットや使いこなすコツを紹介
なお、ワークフローシステムにもさまざまな種類があります。なかでもおすすめなのは、弊社が提供しているワークフローEXです。ご興味のある方は以下をご参考ください。
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