会社の事業体制を強化するうえで、業務の効率化を図りたいという企業も多いのではないでしょうか。そのうえで、ワークフローという「申請や稟議などの業務の一連の流れ」を最適化することは欠かせません。
ワークフローは企業の規模が大きいほどに複雑化し、管理が煩雑になりやすい傾向にあります。しかし、実はワークフローの多くはパターン化できるのです。こうしたパターンについて整理し、最適化することで、業務効率化につながるでしょう。
そこで今回は、ワークフローにおけるさまざまなパターンについて解説していきます。
ワークフローを可視化する必要性
ワークフローのパターンを把握するためには、まず自社のワークフローを可視化する必要があります。申請や稟議などワークフローの数だけ申請経路は異なるため、ワークフローを可視化し、全体像を把握しましょう。条件によっては、さらに承認経路は枝分かれし、複雑化することもあります。
複数からなるワークフローの全体像を把握することが、パターンを見つけ、最適化する第一歩となるのです。
また、ワークフローを可視化することで、ワークフローの問題点を見つけられる可能性があります。不要・ムダな承認ルートが見つかった場合、新たな経路を設定するなど、課題の改善策を講じることができるでしょう。
ワークフローを可視化する3つの方法
ここでは、ワークフローを可視化する手順を解説します。
業務を洗い出す
まずは、ワークフローに関わるすべての業務を洗い出しましょう。そのためには、業務フロー図（ワークフロー図）を作成することがおすすめです。業務ごとに、工程を書き出していきましょう。
ワークフロー図作成の詳細については以下の記事をご覧ください。
関連記事：【無料ツールあり】ワークフローの作成手順とポイントを解説
ワークフローを可視化する
業務をすべて洗い出したら、ワークフローを可視化し、パターンに分類していきましょう。以下が基本的なパターンです。
- 直線型
- 指名型
- 条件分岐型
- 並列型
1．直感型
「直線型」は、最もシンプルなワークフローのパターンです。「申請者→承認者→決裁者」という役割によって承認経路がのびています。
この場合には、人数が増えたり、部署をまたいだりしても、役職や役割に応じた個人が指名されて回付されます。
2．指名型
「指名型」は、「直線型」から派生することがあるワークフローのパターンとなります。基本的には、直線的にワークフローが進められますが、業務によっては普段の承認経路には入っていない役職者などに承認を依頼することがあります。
定型のパターンとして存在しているではなく、そのプロジェクトや業務にだけ適用されることが多いパターンといえるでしょう。
3．条件分岐型
「条件分岐型」は、条件により申請ルートが分かれるワークフローのパターンです。例えば、申請における金額が「〇円未満であればAルート、〇〇円以上であればBルート」というような分岐が考えられます。
こうした条件により、複数の分岐が発生する場合や多くの承認者がいる場合には、文書化され、ルールが周知されていないと混乱しやすいパターンといえます。
4．並列型
「並列型」は、大きな規模の企業において、複数の部署をまたいで承認を得る必要があるパターンです。そのため、最も複雑化しやすいワークフローのパターンといえるでしょう。
このパターンでは、複数の承認者たちの合議により、全員の承認が必要なAND承認、多数決で承認する多数決承認、いずれかの承認があれば承認されるOR承認というような種類があります。
その他のパターン
ご紹介したパターン以外にも、企業によってはワークフローのパターンが発生する場合があります。
例えば、申請の差し戻しや却下があった場合には、申請者まで戻されるために、異なるワークフローを辿ることになるでしょう。また、申請者や承認者が不在である場合には、代理人が申請や承認を担当する可能性もあります。
こうしたパターンにおいても明確化したうえで、最適化を図ることで、より業務効率化が可能になるでしょう。
さらなる業務効率化を目指す場合には、ワークフローを電子化できるワークフローシステムの導入がおすすめです。電子化することで、ワークフローのパターンを事前に設定できるため、申請における手間や時間を大きく低減できます。ワークフローシステムの詳細は以下の記事をご覧ください。
関連記事：ワークフローシステムとは？導入のメリットとデメリットを解説
ワークフローを可視化し、業務効率化を
ワークフローが可視化されていない場合、申請や承認といったワークフローは属人的になりがちです。
属人的なワークフローは、組織内での共有が難しく、ムダな工程を発生させる可能性があります。ワークフローを可視化し、最適化していくことで、円滑な業務が可能になるでしょう。
業務効率化を図るためには、ワークフローを可視化することがおすすめです。
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