業務改善を実現するには業務の可視化が必須です。業務の可視化に有効なのが、ワークフロー図の作成です。ワークフロー図を作ることで、業務改善にあたって実際に何をする必要があるのかが明確になります。
しかし「ワークフロー図の作り方がわからない」「ワークフロー図を簡単に作りたい」という方も多いはずです。
そこで今回は、そんなワークフロー図の作成方法とそのポイントについて解説します。
ワークフロー図を作成する必要性とメリット
まずは、ワークフロー図を作成する必要性とメリットについて解説します。
ワークフローを社内で共有しやすくなる
ワークフロー図を作成することで、チーム内はもちろんのこと他部署の人とも全体像の共有ができるため、業務がスムーズに進みやすくなります。
また、上司とワークフロープロセスの改善を議論する際にも、ワークフロー図があれば、現状と改善案をひと目で説明できるため、効率的に議論を行えるでしょう。
ワークフローの課題を発見しやすくなる
「現状の無駄な業務はないか」「非効率的なワークフローになっていないか」など改善できるプロセスを発見するためにも、ワークフロー図が役立ちます。可視化されている図から、改善していく点を洗い出すことで、業務効率化にもつながります。
ワークフローシステムの導入に活用できる
ワークフローを整理できていれば、ワークフローシステムの導入をスムーズに行うことが可能です。実際の業務の流れが明確になっているため、システムを導入することでさらなる業務効率化が見込めます。
ワークフローの作成手順
続いては、ワークフローの作成手順を解説します。各ステップのポイントを理解することで、スムーズに作成できるようになります。
STEP1：作成するワークフローを決める
まずは、どの業務のワークフローを作成するのかを、確定させましょう。経費申請や契約書締結、企画書作成など、内容によってワークフローが異なります。優先度の高いものから、作成するようにしましょう。
STEP2：業務・登場人物を洗い出す
ワークフローを作成する業務が決まったら、実際の業務内容と登場人物の洗い出しを行いましょう。
「誰が行う業務か」「誰の確認・承認が必要なのか」など、担当者と業務の流れを明確にしていきます。
登場人物の例
社長、部長、課長などの管理職はもちろんのこと、現場のメンバーや主任、マネージャーなどの役職者など、細かく分けていきます。営業部、経理部、総務部、人事部などの部署ごとに分かれるケースもあります。それぞれの業務に携わる人をピックアップしていきましょう。
業務によっては自社内の社員だけで完結せずに、協力会社や子会社、外注先や顧客など、外部の人ともやり取りが発生するケースもあります。忘れずに、リストアップしていきましょう。
業務内容の例
書類の作成、記入、捺印、申請、課長確認、戻し、修正、再申請、課長再確認、部長確認、承認、完了、のように、細かく業務内容を分けていきます。
複数人の確認が必要な場合は、その旨もわかるようにしておきましょう。
STEP3：フローチャートを作成する
STEP2で洗い出した業務と登場人物を、図解化していきます。担当者は誰なのか、誰の確認や決裁が必要なのか、どの部分で枝分かれするのか、など、細かい業務の流れをまとめていきます。
フローチャートを作るときは、矢印やアイコン、図解などを利用して、ひと目で全体の流れがわかるように作成しましょう。できるだけ文字を減らして、簡略化することがポイントです。
ワークフロー作成のポイント
続いては、これらのワークフローを作成するためのポイントを解説します。誰が見てもわかりやすいものを作成する工夫が必要です。
わかりやすさを意識する
「ひと目でわかる」ようなわかりやすいワークフローを作成しましょう。補足として口頭での説明が必要なワークフローは、余計な手間がかかってしまいます。補足説明が不要で、誰が見ても同じ流れだと理解できるような形にするのがポイントです。
文字を使いすぎない
文字数が多いワークフロー図は、理解しづらくなってしまいます。図や矢印などを用いることで、文字数をできるだけ減らすようにしましょう。
<h4>図形・記号を適切に使う</h4>
◯や✕、△、⇒など、図形や記号を全体の業務の流れに合わせて適宜使用することで、わかりやすいワークフロー図が作成できます。
必要に応じて、イラストを使ってもいいでしょう。
カラーを適切に分ける
業務内容や担当者など、ワークフローに合わせて使用するカラーを適切に分類しましょう。
確認が必要なものや重要なものは目立つように赤、全体の流れを表したいものは青に統一するなど、用途によってわかりやすい色に分けるのがおすすめです。
役割ごとに区切る
ワークフローは、入り口と出口を明確にし、一つの役割ずつ区切るようにしましょう。業務が混じっているワークフローは、全体像ややることが分かりづらくなってしまいます。
1つの業務を1つずつのワークフローに分けて作成しましょう。
すぐ使える！無料のフローチャート作成ツール
続いては、ワークフローを作成するために無料で利用できるツールをご紹介します。自社に適したツールを選ぶようにしましょう。
Excel
普段の業務で使っているExcelでもフローチャートの作成が可能です。マス目を方眼用紙のように使うことで、図形の配置がしやすくなるため、見やすく、わかりやすいワークフロー図が作成できます。
Excel内のテンプレートも活用して、効率的にワークフロー図を作成しましょう。
Googleスライド
クラウドに保存され、オンライン上で作成するスライドショーで、複数人で作成や修正を行うときにおすすめです。常に最新版を維持できるので、過去のものと混ざってしまったり、どれが最新版かわからなくなってしまうことを防げます。
draw.io
ExcelやGoogleスライドでは、デザインや配置に限界があると感じた方は、draw.ioを使うのがおすすめです。
パソコンや人、ファイルなどのアイコン素材が豊富なので、視覚的にわかりやすいワークフロー図の作成ができます。
ワークフローを改善するならワークフローシステムの導入を
ワークフロー図を作成し、実際の業務の流れを可視化したら、浮き彫りになった課題を解決することが大切です。
自社のワークフローを最適化するには、ワークフローシステムの導入による業務フローの一元化が欠かせません。自社のワークフローに課題を感じている方は、ワークフローシステムの導入について検討されてはいかがでしょうか？
詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
「ワークフローシステムとは？導入のメリットとデメリットを解説」
