目次
ABOUT WORK FLOW 4-4-1
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムの概要について解説します。
ワークフローシステムが求められている背景について理解することで、自社における必要性も見えてきます。自社の状況と照らし合わせながらご覧いただくと、理解が深まるでしょう。
ワークフローとは
まずワークフローとは、業務の一連の流れのことを指します。
業務は始まってから完了するまでに、事務手続きなどの作業を通して、さまざまな関係者からの意思決定を経ることで実施されます。
業務内容や書類の種類といった条件が異なることで、判断する人数や承認フローが変わるため、ワークフローは複雑化しやすく、煩雑になりやすい特徴をもっています。
そのため、組織の人数や事業数、部署の増加に伴い、ワークフローに課題を抱える場合が多くあるのです。
具体的には、申請を紙で行っている場合、申請書が複数あることでどの書類を使用するべきか分からない、承認フローが曖昧になる、進捗状況が分からない、決裁に時間がかかり、優先順位が分からないなどの課題があるでしょう。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、ワークフローを電子化し自動化するためのシステムです。
社内の稟議・経費精算・人事諸届などの手続きに使用する各種申請書類のフォーマットを作成し、承認フローを設定することで、申請から承認までの回覧をPCやスマホで完結できます。
ワークフローシステムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれ特徴が異なるため、詳細はこちらの記事でご覧ください。
▼クラウド型
https://www.workflow-ex.jp/cloud
▼オンプレミス型
https://www.workflow-ex.jp/on-premises
また、承認フローは条件によって承認者などの登録状況を変更することができるため、定例化が簡潔に行えるのも特徴といえます。
ワークフローシステム導入の目的
ワークフローシステム導入の目的は、企業全体の業務効率を向上させることです。これまでの紙ベースの手続きにおける業務の課題やリスクを低減する役割をもっています。
紙で申請を行う場合、手間や時間は従業員の負担になります。
申請書の種類の把握、申請書への手書きでの記入、電卓での計算、承認者の再確認などあらゆる場面で、自己責任での管理が求められます。
これらの負担が積み重なることで、業務効率が低下してしまうのです。
また、紙での申請は保管や紛失のリスクといった物理的な面でも課題が発生します。それは、コストや企業の信頼度にもかかわってきます。
これらは本業とは別の間接的な作業のため、かかる時間や手間を極力なくすことが必要です。ワークフローシステムの導入により、従業員の負担やリスクを低減し、企業全体の業務効率を向上させることが可能になるのです。
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ワークフローシステムのメリットとデメリット
ワークフローを電子化することで得られるメリットについて解説します。
メリット
業務の効率化
紙ベースの手続きでかかる手間や時間を大幅に削減することができます。
PCやスマホ上で簡単に申請・承認作業を行うと、自動で次の承認者・決裁者へと送付される仕組みです。
そのため、書類に記入して手渡しする手間がなくなります。承認者が外出していたとしても、提出を気兼ねなく行うことができるのです。
また、重要な機能として、承認フローのどこを回付しているのか、誰が承認したかを関係者は確認することができます。確認できることで、速やかな決裁の圧力になりますし、停滞していた場合にも、催促の連絡が可能になるのです。
内部統制の強化
内部統制とは、企業の経営目標や事業目的の達成に向けて、すべての従業員が守るべきルールや仕組みのことです。
ワークフローシステムを導入したら、社内手続きのフォーマットや承認経路を事前に設定する必要があります。申請・承認ルールを設定することで、規則を遵守できるようになり、内部統制の強化につながるのです。
ペーパーレスの実現
紙による手続きでは、紙の保管に手間や場所、コストがかかりました。
しかし、ワークフローシステムを導入することで、システム上での管理が可能になります。そのため、データの蓄積やアクセスも容易になり、業務の分析や改善といったデータ活用にもつなげられるのです。
また、テレワークや出張によって会社にいなくても決裁できるのは、ペーパーレスの実現によって可能になっています。
デメリット
ワークフローシステムを導入することによるデメリットとしては、どんなものがあるのでしょうか。
以下に、代表的な3つをご紹介します。
- システムと業務フローの整合性の問題
- 操作性に問題がある
- 既存システムとの連携ができない問題
これらのデメリットは、導入することで必ず発生するものというよりも、自社に適したシステムでないものを導入した場合に発生する可能性があるものです。
業務フローと整合性が合わない問題は、ワークフローシステムを導入する目的を明確にすることが大切です。目的によって、システムに求める機能が変わってきます。事前に業務フローを見直し、課題を可視化してから選定を進めましょう。
操作性の問題については、従業員の慣れ親しんだフォーマットを使用できるシステムを選定することや講習会を開くなどして対策を行ってください。
既存の人事システムなどと連携ができない場合、システムごとにルールや設定が増えてしまうなどして手間がかかる可能性があります。まず、既存システムとの連携が可能かは事前に確認しましょう。
デメリットの発生を防ぐには、自社のワークフローやシステムを見直し、現状について把握することが大切です。目的を明確にし、従業員の話を聞きつつ導入を進めましょう。
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ワークフローシステムのタイプ別比較
ワークフローシステムを選定するために、自社のワークフローやシステムについて確認を行ったら、次にワークフローシステムの種類について理解しましょう。
自社に適したタイプのワークフローシステムを見つける参考にしてください。
中小企業向け
中小企業の場合、人数が少なく、ワークフローもそこまで複雑化していないため、シンプルな操作性と汎用性の高いシステムを選択すると良いでしょう。
ただし、事業拡大の可能性などがある場合には、他システムとの連携性や料金体系も確認して選定してください。
大企業向け
大企業の場合、承認フローにかかわる人数が多く、ワークフローが複雑化している可能性があります。そのため、柔軟に対応できるようなシステムを搭載しているサービスを選択すると良いでしょう。
他システムとの連携性や部署をまたいだ承認フローへの対応、自動催促があるシステムなどさまざまなサービスがあるため、自社の目的と照らし合わせて検討が必要です。
エクセルフォームタイプ
エクセルによる申請書を多く利用している場合におすすめなのがエクセルフォームタイプです。
ワークフローシステム導入によるデメリットにも挙げた、操作性の問題を解決するのに適しています。エクセルフォームをそのままシステムに取り込み、申請フォームとして使用することが可能なため、違和感なく移行することができます。
従業員数が多い場合や、PCやスマホの取り扱いが不慣れな従業員への懸念がある場合に重宝するタイプといえます。
バックオフィス業務一体タイプ
経理や総務などのバックオフィス業務が一体となっているタイプのワークフローシステムです。統一した基盤のもと、さまざまな業務を行いたい企業に向いているタイプといえます。
他システムとの連動する必要がなく、ひとつのシステムで完結できるため、管理や運用をスムーズに行うことができます。
グループウェア一体タイプ
メール・SNS・カレンダー機能といったグループウェアシステムの中に、ワークフローシステムが搭載されているタイプです。
ただし、メインがグループウェア機能であり、ワークフローシステムとして特化しているわけではありません。そのため、機能は限られてきます。
企業規模などを考慮することが必要ですが、何よりも自社の導入目的を明確にしたうえで、検討しましょう。
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オープンソースのワークフローシステムを利用する際の注意点
ワークフローシステムの導入にあたって、できるだけコストを抑えるためにオープンソースのワークフローシステムを検討された方もいるのではないでしょうか。
オープンソースのワークフローシステムは、無料で使用できますが、利用のうえで注意が必要です。
高度な専門知識が必要
まず、高度な専門知識が必要となります。
自社で必要な機能のカスタマイズする際にも、自身で対応することが必要です。また、バグが発生することもあるでしょう。対応可能なノウハウや経験のある人材が必要となる点から、有償サービスとどちらがコストを抑えられるのかを検討しなければなりません。
セキュリティは自己責任
次に、セキュリティは自己責任となる点です。
オープンソースは誰でも利用できる特性をもっているがゆえ、セキュリティに脆弱性が見つかる可能性があります。
また、たとえリスクがあっても開発元が対応する責任はありません。あくまで、セキュリティの強化はユーザーの自己責任となります。
法的責任の追及はできない
最後に、法的責任の追求はできない点です。
オープンソースのワークフローシステムを利用して、何か問題が発生した場合でもユーザーは開発元に法的責任の追求はできません。これは、開発元が免責事項を設けているためであり、ユーザーは同意することでシステムの利用が可能となるためです。
オープンソースのワークフローシステムは、目先のコストを抑えるためには有効な反面、長期的な目線で考えた際にはリスクがとても大きいと言わざるを得ません。リスクを背負ってでもオープンソースのシステムを利用するのか、慎重に考慮することが必要です。
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適切なワークフローシステムを検討しよう
ワークフローシステムは、紙ベースのワークフローからの脱却を図るためのツールであり、適切なシステムを選定することで、業務効率化などのさまざまなメリットが見込めます。
ただし、自社の状況に適したシステムでない場合、コストや手間が余計にかかってしまう場合もあります。まず、自社の現状を把握したうえで、ワークフローシステムを選択してください。
ワークフローシステムをご検討の方はこちら
https://www.workflow-ex.jp/cloud
