ワークフローとは、申請や決裁における一連の流れのことです。ワークフローを紙ベースで実施している企業の多くが、業務効率化や内部統制の強化などを図るために、ワークフローを電子化するワークフローシステムの導入を進めています。
しかし、様々なワークフローシステムが販売されているため、どのようなワークフローシステムが自社に適しているかがわからないとお悩みの企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、自社に適したワークフローシステムを選定する方法について解説していきます。
ワークフローシステムを導入する前に確認しておきたいこと
ワークフローシステムを導入することで、業務効率化や内部統制の強化などのメリットを享受できる可能性があります。
そのためには、まず「なぜワークフローシステムを導入するのか」という自社の目的や現状のワークフローにおける問題点を明確にすることが重要です。
目的や現状を明らかにすることで、どのようなワークフローシステムが適しているのかが明確になります。
例えば、「業務効率化」が目的を達成で、「申請書が多く、ワークフローが煩雑化している」という課題を改善するためには、現在使用している申請書のフォーマットをそのまま使えたり、多彩な決裁ルートへの対応ができたりするなどの機能が求められるでしょう。
機能面での選定ポイント
今回は、ワークフローシステムを選ぶうえで、6つのポイントを取り上げていますが、ここでは、機能面でにおいて確認しておきたい4つのポイントを解説します。
1．申請フォーマットは適切か
ワークフローシステムを使用するうえで、申請フォーマットの作成は欠かせない機能です。導入したら、申請フォーマットを作成・登録することが必要ですが、なるべく導入前と変更が少ないフォーマットにすることがおすすめです。
例えば、Excelで作成した従来のフォーマットをそのまま使用できるワークフローシステムであれば、従業員の混乱を低減できるでしょう。
2．さまざまな承認ルートに対応可能か
ワークフローは、申請内容や条件などによって、分岐することが一般的です。そのため、承認ルートの分岐に、どこまで対応可能かは確認しておきたいポイントです。
例えば、金額によって新たな承認者を経由するような承認ルートの設定が可能かというような、細かな部分まで確認しておきましょう。
３．適切な付帯機能の搭載有無
ワークフローシステムには、基本機能として申請フォーマットの作成や承認ルートの設定などがあります。また、基本機能だけでなく、提供会社によって異なる付帯機能が搭載されています。
そのため、自社の事業にとって適切な付帯機能が搭載しているかどうかを確認しましょう。目的や事業内容などによって異なる可能性があります。多機能であればあるだけ、コストがかかるため、必要な機能かどうかを見極めることが大切です。
４．システム連携は可能か
すでに、利用している他システムとの連携が可能かどうかを確認しましょう。システム連携が可能な場合、さらに効率的に作業を実施できる可能性があります。
例えば、ワークフローシステムとチャット、バックオフィスシステムとの連携などが可能かを確認することがおすすめです。
その他の選定ポイント
次に、ワークフローシステムの機能面以外での確認しておきたいポイントを2つ、解説します。
5．使いやすさはどうか
ワークフローシステムを使用するのは、従業員です。申請者・承認者・決裁者・管理者とさまざまな立場の従業員に、直感的な操作性や、動作スピード、UIのシンプルさはどうかなど、使用感を確認しましょう。
そのため、無料トライアルが可能かどうかなど、使用感を確認する方法について提供会社に相談してみることがおすすめです。
6．コストパフォーマンスはどうか
ワークフローシステムのコストには、初期費用と運用コストがあります。ただし、クラウド型のワークフローシステムの場合、初期費用は無料のサービスが多くなっています。
コストパフォーマンスについて検討するには、これまでご紹介した選定ポイントをよく吟味しつつ、自社の目的を達成するために適切なコストかどうかを見極めることが大切です。
ワークフローシステムを選定するために
自社に適したワークフローシステムを選定するには、まず自社における目的を明確にし、自社の環境について整理することが大切です。整理した自社の状況とご紹介したポイントを照らし合わせて選定してください。
現状、Excelによる申請書を利用している企業には、「ワークフローEX」がおすすめです。現在、企業で使用している申請書や稟議書などのExcelデータを、そのままワークフローシステムにのせて活用することができるため、スムーズな移行が可能です。
ワークフローEXはクラウド版、オンプレミス版を用意しています。
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オンプレ版（内部リンク）
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