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稟議書の煩わしさをワークフローシステムで解決

稟議は日本特有の商習慣で、上層部の承認を得ることを指しますが、フローが複雑で承認までに時間を要するというデメリットがありました。
そこで、この稟議書の煩わしさをワークフローシステムを使って電子化することで、業務効率を大きく向上させる事ができます。

本記事では、ワークフローシステムを活用した稟議書の効率化について詳しく解説していきます。

目次

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ワークフローと稟議の違い

回覧文書の電子化は、企業にさまざまなメリットをもたらします。
ここでは、具体的な利点をご紹介していきます。

ワークフローとは

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ワークフローとは、Work(仕事)とFlow(流れ)を組み合わせた言葉で、業務についての一連の流れのことを指します。業種や職種を問わず、組織の中で行われるほとんどの業務には「誰がどのようにスタートし、判断や処理を行い、完了するのか」という流れが存在します。

また、業務内容や書類の種類などによっては、判断をする人や人数・ステップなどの流れが複雑に変化するものもあります。
このように、社長や部署のメンバーなど複数人が関わる業務を、予め決めたルールや流れに沿って処理することをワークフローと呼びます。

稟議とは

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一方で稟議とは、自身の権限だけで決定できない事案について書類を作成し、権限の低い人から高い人へむけて順に回しながら承認をもらう手続きのことを指します。
稟議に使う書類を「稟議書」と言い、複数の関係者に稟議内容を周知し承認を得るために必要となります。

稟議と同じような意味で使われることの多い「決裁」ですが、決裁とは権限を持つ上長が、提案された内容の可否を決定することを意味します。

つまり、稟議は関係者の承認を得るための手続きを指すのに対し、決裁は最終的な判断を下すことを指します。
稟議と決裁の区別は会社によって異なり、小さい企業やベンチャー企業などの意思決定の素早さを目指す組織であれば、稟議がなく決裁のみで運用しているケースもあります。

一方で、ある程度大きい規模の企業の場合、実務では複数の部署が関係することが多くなるため、やはり「稟議」を経て承認を仰ぐことが多くなります。

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紙による稟議書の煩わしさ

これまで日本では、稟議書を紙で提出するのが一般的でした。しかし、紙による稟議書には煩わしさも多くあり、テレワークも増えた昨今、ワークフローをシステムで行えるように移行している企業も増えています。

では、なぜシステムへの移行が増えているのかを一部紹介します。

紙の場合進捗がわかりずらい

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稟議書は複数の承認者に回遊されるため、進捗状況を把握しにくいというデメリットがあります。

今誰が稟議書を持っていて、誰が確認済みなのかということを申請者が把握できないため、稟議内容のスケジュールに見通しをつけることができなくなってしまいます。

仮に承認者のうち一人が確認をしておらず、漏れや遅延が起きていてもそれに気づくことができません。

また、1つの稟議について複数の承認者が承認作業を行うため、問題が発生したときの責任所在がうやむやになりがちです。

承認権限者は稟議申請者より上の立場の人間が多いため、何かあった時の責任所在の追求はしにくくなります。

承認フローが複雑な場合工数がかかる

承認フローが複雑な場合工数がかかるイメージ

稟議書は提出から承認までがすぐに済むものではありません。通常、承認者は所属部署の上司から役員まで複数の階層に分かれており、それぞれから承認を得る必要があり最終承認を得るまでには相当な時間がかかるケースもあります。
場合によっては承認者の不在が続き、申請が長引いてしまう場合もあります。さらに、稟議内容が専門的な場合は承認者それぞれに対して稟議内容の説明を説明する必要が出てくる可能性もあり、手間や時間が大きくかかってしまうこともあるでしょう。

その結果、稟議内容のスケジュールに遅延が出て、ビジネスチャンスを逃す可能性もあるのです。このように、承認者の人数や承認フローによっては承認されるまでの工数がかかってしまうことも珍しくはありません。

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ワークフローシステムによる稟議の効率化

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これまで紙ベースで行っていた稟議などのワークフローを、システムを活用してオンライン化することで、業務の効率化が実現できた企業も増えています。

ワークフローシステムとは、申請から承認・決済までの流れを導入することでこれまでの紙の書類を電子化してWeb上ですべて行うシステムのことです。

このワークフローシステムを活用するメリットには、主に次のようなことが挙げられます。

  • 承認スピードの向上
  • コスト削減
  • リアルタイムでの進捗把握
  • 意思決定の迅速化

ワークフローシステムを活用して稟議を通すことですべてオンラインで完結するため、承認者は出先でも対応できるようになり承認までのスピードを効率化することができます。

承認スピードが向上することでビジネスにおける意思決定の迅速化にもなり、よりスムーズに日々の業務を行うことができるようになるでしょう。

また、電子書類となるためペーパーレス化を行なうことができ、結果コスト削減にも繋がります。

このように、システムを活用して稟議の効率化を行うことで、企業にさまざまなメリットをもたらすのです。

ワークフローシステムを活用した電子化の方法については、こちらの記事でも解説しています。

ワークフローを電子化することによって変わる業務効率

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稟議を効率化する

本記事では、稟議におけるワークフローについて解説してきましたが、従来の紙を使用した稟議は近年変化しつつあります。

企業のDX化に伴いさまざまな業務がオンライン化してきていますが、稟議も同じように効率性を見直すポイントの一つです。企業にとって紙による稟議書は煩わしく、効率性を高められる業務の一つと言えるでしょう。

この記事をきっかけに、一度ワークフローシステムの活用を検討してみてはいかがでしょうか?

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