ワークフローにおける添付ファイルの取り扱い

そもそもワークフローシステムとは、社内決裁を紙の申請書に代わって電子上で完結することです。具体的には、申請フォーマットの作成や承認方法の設定、承認フローに基づく申請・承認などを実現するシステムを指します。

ワークフローシステムを活用することで、業務の効率化ができるだけではなく決裁時間の短縮や内部統制の強化などとさまざまなメリットがあります。

一方で、添付ファイルの取り扱いに課題を感じているケースも多いようです。添付ファイルを確認する際には、一度自身のPCにファイルをダウンロードして、別画面で起動させてファイルを開く必要があります。

そのため、誤操作や確認漏れなどが発生するという点においては注意が必要になるため、自社のワークフローに適したシステムを選ぶことが大切です。

添付ファイルの具体的な課題としてあげられるのが、申請書の参考としての添付ファイルがある場合、紙と電子の両方が混在してしまうことがあるという点です。

ワークフローで承認を求める際に、申請書のみの提出では具体的な内容まで把握ができず、申請書と共に詳細な情報をまとめた資料を添付することがあります。

添付ファイルをつけることで申請者に具体的な内容を確認せずに済むため、より効率よく決裁作業を行える一方で、申請書と添付ファイルとで提出方法が異なれば紙と電子の両方が混在してしまうという煩わしさもあります。

これまでの紙で運用していた際は、申請書と関連する書類はひとつになっていたためまとめて確認できていました。ワークフローシステムの場合は添付ファイルは別に紙で提出することもあり、確認漏れやデータと紙の管理が煩雑になってしまうという課題があるのも事実です。

添付ファイルを取り扱う場合には、電子と紙で混在してしまうという課題がありますが、添付ファイルに電子印鑑を押印できるシステムを利用することで、このような課題を解決することができます。

ワークフローEXでは、添付ファイルに電子印鑑を押印できるため、Web上で添付ファイルを提出することができます。また、Word、Excelで作成した既存帳票をそのまま利用できるため、作成した申請書等をそのままワークフローにのせることができます。

添付ファイルを紙にすることなくWeb上でそのままワークフローにのせられるため、業務の効率化だけでなく確認漏れなどの人的ミスも防ぐことができるでしょう。

そして、添付ファイルには自動的に捺印されるのも便利な機能の一つです。ワークフローEXが印影を作成し、指定された位置へ自動で捺印されるような仕組みになっています。

このように、添付ファイルをそのままワークフローに利用することで、紙と電子とでデータを混在することなく一括して管理することができるようになり、業務の手間も軽減することができます。

ワークフローシステムはこれまで紙で行っていた決済業務をオンラインで行なうことができるため業務が効率化する一方で、新しいシステムの導入に当たり覚えたり慣れたりするまでに時間がかかることを懸念して、導入に踏み出せない企業も多いのではないでしょうか。

ワークフローEXでは、今まで利用してきたWordやExcelのファイルをそのままワークフローシステム上で活用することができるため、決裁業務がさらに楽になります。

また、ワークフローEXクラウドサービスをご利用いただくことで、サーバーの管理やメンテナンスに気を配ることなく、手軽にワークフローをお使いいただけます。

本記事では、ワークフローシステムにおける添付ファイルの取り扱いについて解説してきましたが、ワークフローEXでは添付ファイルのみではなくコメントも記載することができます。

ワークフローシステムをご検討の方はこちら
クラウド型のワークフローシステム