業務の円滑化を図るためには欠かせないワークフローですが、業務効率の生産性を高めるためにはワークフローの管理が重要となります。
ワークフロー管理では、システム上で業務進捗やドキュメントなどの管理を行い、業務状況等の把握を行います。
しかし、これらのワークフロー管理は紙ベースで行なうと業務が煩雑になりがちです。そこで昨今ではワークフローの電子化に取り組む企業が増えています。
そこで本記事では、ワークフロー管理を電子化することで得られるメリットについて詳しく解説していきます。
ワークフロー管理とは
ワークフロー管理について言及する前に、そもそもワークフローとは何かを理解しておく必要があります。
ワークフローとは、Work（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、業務についての一連の流れのことを指します。
ワークフローについてはこちらの記事で解説しています。
【ワークフローの意味と基礎知識】
https://www.workflow-ex.jp/documents/workflow
一方でワークフロー管理は、このようなワークフローにおける業務手続きなどをシステムで実行・管理することを指します。仕事や情報、ドキュメント管理の流れを電子化する手法です。
ワークフロー管理を電子化するメリット
紙ベースでのワークフローは、管理が難しく煩雑になることもありました。しかし、ワークフローを電子化することにより、企業にとってさまざまなメリットをもたらします。
ここでは、次の業務におけるワークフロー管理を電子化するメリットについてそれぞれ解説していきます。
経理関連業務のミスが削減される
経理関連業務の例として挙げられるのは、物品購入や出張交通費などです。
紙での申請の場合、経費精算の際に指定の文書に領収書の貼り付けを行い、金額を計算して記入し、上長承認を経て経理担当に提出をするなどと作業が多くなりがちです。
また、お金に関わることであるため、より一層ワークフロー管理が必須といえます。
経理関連業務の申請業務を電子化することで、Web上での申請に加え金額の計算もシステム上で行えるため、人的ミスを防ぐことができます。
人事・労務関連業務を一元管理できる
人事・労務関係業務の例として挙げられるのが、人事評価や休暇取得許可などです。
ワークフローがはっきりしないまま、人事・労務関連の申請を個別に受け付けてしまうと、申請方法が社員ごとにバラバラになり、承認作業が非効率的になります。
そのため、誰がいつ何を申請したのかをしっかりと把握するためにも、ワークフロー管理が重要となります。電子化を行なうことで、システム上で申請が完結したり、各社員の勤怠情報などを一元管理したりできるようになります。
販売関連業務の決裁スピードを加速できる
販売関連業務の例としてあげられるのが、取引先への見積書や売上報告などです。販売管理における一連の流れも、企業の売上を管理するためにはワークフローの管理が重要となります。
販売関連業務にシステムを使うことで、申請状況が可視化され、停滞している申請がないかをリアルタイムで確認できる上に、決裁や承認までのスピードを加速できるというメリットがあります。
また、見積書や請求書などを手書きやExcelなどで作成すると、時間や手間がかかり記載ミスが発生する場合もありますが、システムを利用すれば自動入力したり、過去の見積書を再利用したりして作成の手間を減らすことができます。
稟議関連業務にかかるコストを削減できる
さまざまな事柄に対して承認を得るための稟議は、決裁と似たような意味でも使われますが、決裁は承認者が一人であるのに対し、稟議は承認者が複数人となることが多くあります。
そのため、紙による稟議を行う場合は、稟議の度に稟議書や添付資料を印刷する必要があり、印刷コストがかかる上に紛失のリスクも高くなります。
一方で、電子化をすることでペーパーレス化につながる上に、承認進捗の把握が可能となり承認までのスピードを向上させることができます。
このように、あらゆる業務においてワークフロー管理を電子化することで、業務効率化を実現できるだけでなく、コスト削減にも繋がるのです。
契約書を管理する場合のワークフロー管理
契約書などの重要書類はより一層管理が重要です。
契約書管理業務は、作成・審査・締結・保管・更新といったように多岐にわたりますが、電子化をすることで、効率よく確実に管理を行うことができるようになります。
また、
・契約書のワークフローに合わせた適切な承認経路の設定
・承認状況の可視化
・変更履歴の閲覧
など、契約書管理に必要な業務をオンライン上で簡単に行うことも可能です。
さらに、これらの情報はすべてクラウド上に一元管理することができるます。必要な時にすぐに検索し閲覧することができるため、契約書を管理しやすくなるのもメリットです。
このように、契約書の管理を電子化することで、担当者に依存しやすい業務も楽に且つ正確に管理することができるようになります。
ワークフローシステムはクラウドとオンプレミスの2種類がある
ワークフローシステムにはクラウドサービスとオンプレミスが存在します。クラウド型とは、サーバーをインターネット上の仮想空間で保有し、インターネット上の仮想空間でシステム構築を行います。
一方で、オンプレミスは自社内にサーバーを設置し、システムを自社で構築します。オンプレミス型の場合は、自由に機能をカスタマイズできたり自社内でネットワーク環境を閉鎖できたりするため、セキュリティに強いというメリットがあります。
クラウドサービスの場合は、初期導入使用やランニングコストなどが比較的安く低コストで導入できる上に、障害や災害時などはクラウド事業者が復旧作業を行うためリスクが低いというメリットがあります。
ワークフローEXは、自社内に専用サーバーを設置できない、またはシステム管理担当者がいないためサーバーのメンテナンスができないという中小企業にも向いているサービスです。
クラウドサービスをご利用いただくことで、サーバーの管理やメンテナンスに気を配ることなく、手軽にワークフロー管理のシステム化を行なうことができるようになります。
ワークフローシステムの選び方
ワークフロー管理を実施するには、ワークフローシステムの導入が必要です。しかし製品によって特長が異なるため、自社に合うワークフローシステムを選ぶ必要があります。
そこでここではワークフローシステムの選び方を見ていきましょう。
Excelをそのまま使用できるか
ワークフローシステムはWeb専用フォームタイプとExcelタイプの2種類に分類されます。
Web専用フォームタイプのワークフローシステムは、申請フォームを一から作成する必要があります。そのため、普段からワークフローをExcelで回している場合には、Excelタイプのワークフローシステムが向いているでしょう。
システム連携ができるかどうか
ワークフローシステムを導入する際は、基幹システムをはじめシステム連携が可能かどうかも事前にチェックしておきましょう。システム連携ができるワークフローシステムであれば、導入後により業務の効率化を実現できるはずです。
サポ―ト体制は充実しているか
ワークフローシステムは、申請・承認など様々な業務をシステム化します。そのため、故障時やトラブルが起きた際は早急に対応をしなければなりません。
その際に迅速に対応可能なメーカーを選ぶのが重要です。
ワークフローシステムの相談はこちら
https://www.workflow-ex.jp/cloud
