ワークフロー管理とは？システム化することで得られるメリットとは

経理関連業務の例として挙げられるのは、物品購入や出張交通費などです。
紙での申請の場合、経費精算の際に指定の文書に領収書の貼り付けを行い、金額を計算して記入し、上長承認を経て経理担当に提出をするなどと作業が多くなりがちです。

また、お金に関わることであるため、より一層ワークフロー管理が必須といえます。
経理関連業務の申請業務をシステム化することで、Web上での申請に加え金額の計算もシステム上で行えるため、人的ミスを防ぐことができます。

人事・労務関係業務の例として挙げられるのが、人事評価や休暇取得許可などです。
ワークフローがはっきりしないまま、人事・労務関連の申請を個別に受け付けてしまうと、申請方法が社員ごとにバラバラになり、承認作業が非効率的になります。

そのため、誰がいつ何を申請したのかをしっかりと把握するためにも、ワークフロー管理が重要となります。システム化を行なうことで、システム上で申請が完結したり、各社員の勤怠情報などを一元管理したりできるようになります。

販売関連業務の例としてあげられるのが、取引先への見積書や売上報告などです。販売管理における一連の流れも、企業の売上を管理するためにはワークフローの管理が重要となります。

販売関連業務にシステムを使うことで、申請状況が可視化され、停滞している申請がないかをリアルタイムで確認できる上に、決裁や承認までのスピードを早められるというメリットがあります。

また、見積書や請求書などを手書きやExcelなどで作成すると、時間や手間がかかり記載ミスが発生する場合もありますが、システムを利用すれば自動入力したり、過去の見積書を再利用したりして作成の手間を減らすことができます。

さまざまな事柄に対して承認を得るための稟議は、決裁と似たような意味でも使われますが、決裁は承認者が一人であるのに対し、稟議は承認者が複数人となることが多くあります。

そのため、紙による稟議を行う場合は、稟議の度に稟議書や添付資料を印刷する必要があり、印刷コストがかかる上に紛失のリスクも高くなります。

一方で、システム化をすることでペーパーレス化につながる上に、承認進捗の把握が可能となり承認までのスピードを向上させることができます。

このように、あらゆる業務においてワークフロー管理をシステム化することで、業務効率化を実現できるだけでなく、コスト削減にも繋がるのです。

ワークフローシステムはWeb専用フォームタイプとExcelタイプの2種類に分類されます。

Web専用フォームタイプのワークフローシステムは、申請フォームをいちから作成する必要があります。そのため、普段からワークフローをExcelで回している場合には、Excelタイプのワークフローシステムが向いているでしょう。