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ワークフローシステム 導入手順とは? 失敗しない進め方を解説

ワークフローシステムを導入するためには、実際に何を準備すれば良いのでしょうか。新しく導入するワークフローシステムの効果を最大限に発揮させるためには、事前準備が欠かせません。

今回は、ワークフローシステムを導入する前に準備しておきたいことと、導入までの進め方、失敗しないシステムの選び方について解説します。

目次

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ワークフローシステムの導入を検討する場合の事前準備

ワークフローシステムの導入を検討する場合の事前準備イメージ

ワークフローシステムの導入に向けて、ツールの比較検討を始める前に、自社の業務状況や課題を明確にしましょう。事前準備を行うことで、自社に合ったワークフローシステムのイメージを掴むことができます。

ワークフローシステムに変更したい業務のピックアップ

まずは、ワークフローシステムに変更したい業務の選定を行いましょう。契約書や請求書など、稟議が必要な書類はさまざまです。ワークフローシステムへの移行が必要な書類を選定していきましょう。

種類が多い場合は、優先度の高い業務から移行を行い、社内で浸透してから他の業務も順次移行させるのがおすすめです。

利用範囲の確認

全社員が使う書類と、部署ごとに使う書類とで分かれるものや、役職者のみが使う書類、パートや契約社員、アルバイトなど、契約形態によって分かれる書類など、書類の利用範囲もさまざまです。

種類が多い場合は、優先度の高い業務から移行を行い、社内で浸透してから他の業務も順次移行させるのがおすすめです。

システム連携の必要性

現状社内で使用しているシステムとの連携が必要な場合は、連携が可能なワークフローシステムを選ぶようにしましょう。既存システムの管理者と相談しながら進めていく必要があります。

ワークフローシステム導入後の担当者決め

ワークフローシステム導入後の担当者を、あらかじめ決めておきましょう。契約だけでなく、初期設定や登録作業など、導入後にも必要な作業が発生します。
システム部門との協力が必要な場合もあるので、導入を進める担当者を決めておくことで、スムーズに移行作業が進むでしょう。

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ワークフローシステム導入の進め方

ワークフローシステム導入の進め方イメージ

続いては、ワークフローシステムの選定から導入までの代表的な手順についてご紹介します。

流れイメージ1

1.ワークフローシステムの選定自社の業務内容や業務フローに合わせて、使いやすいワークフローシステムを選びましょう。

流れイメージ2

2.人事・組織情報の準備ワークフローの申請経路を設定するために役立ちます。

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3.申請画面の開発実際に使う申請画面の調整を行います。

流れイメージ4

4.申請経路の設定2で準備した情報に沿って、申請経路の設定を行います。

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5.権限の設定申請のみの権限や、決済もできる権限等、部署や立場によって権限が異なります。
それぞれに合わせて設定を行いましょう。

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6.運用体制の整備4で設定した申請経路を確認し、実際の業務と照らし合わせて問題がないか、確認・調整を行いましょう。

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7.エンドユーザーの教育実際にワークフローシステムを使う社員の教育も欠かせません。
使い方や申請方法の共有を行います。

流れイメージ6

8.実施1から7が終わったら、実際にワークフローシステムを活用していきましょう。
使い方が浸透すれば、大幅な業務効率化が見込めます。

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ワークフローシステムの導入を失敗しないためのポイント

ワークフローシステムの導入を失敗しないためのポイントイメージ

ワークフローシステムの導入にあたり、失敗しないためのポイントをご紹介します。導入時にスムーズに実施できるよう、事前の計画をつくりこむことが大切です。

サポートが充実しているイメージ

サポートが充実している

契約するワークフローシステム会社のサポート状況を確認しましょう。マニュアルはあるのか、電話やメールのサポート窓口はあるのかなど、わからないことがあれば、すぐに質問できる会社を選ぶようにしましょう。

導入目的を明確にするイメージ

導入目的を明確にする

「ペーパーレス化をしたい」「書類申請・承認をスムーズに行いたい」「業務効率化を目指したい」など、ワークフローシステムを導入する目的を明確にすることで、システムの選定や機能が選びやすくなります。
自社の目的に合わせて、選ぶようにしましょう。

従業員への説明とフォローを丁寧にイメージ

従業員への説明とフォローを丁寧に

ワークフローシステムの使い方を周知させるためにも、従業員への説明とフォローは丁寧に行いましょう。実際にワークフローシステムを使う従業員が「使い方がわからない」「使いづらい」と感じてしまうと、システム自体が浸透しなくなり、活用できなくなってしまいます。

必要なシステムと連携できるイメージ

必要なシステムと連携できる

複数のシステムを利用している場合、業務ごとによって、使用システムを変える必要があるため、業務が分断されてしまいます。

経費精算システムや電子契約システム、給与計算・明細システムなど、社内で必要なシステムと連携できれば、さらなる業務効率化が見込めます。

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ワークフローシステムを導入する際にかかる費用とは

ワークフローシステムの導入にかかるコストに関わる仕組みをご紹介します。ワークフローシステムの導入に向けて、ぜひ参考にしてください。

料金体系

料金体系イメージ

初期費用+月額費用×ユーザー数

が基本のワークフローシステムがほとんどです。
オプションの追加を選べることもあるので、機能や使いやすさに合わせて選ぶようにしましょう。

クラウドorオンプレミス

クラウドorオンプレミスイメージ

クラウド型にするか、オンプレミス型にするかによっても、費用が異なります。

クラウド型は外部サーバーを使用します。すぐに導入が可能で、費用を抑えることが可能ですが、カスタマイズに制限がある場合もあるので、注意が必要です。

一方で、オンプレミス型は、自社サーバー内に設置します。カスタマイズの自由度が高いものの、定期的なメンテナンスが必要なため、クラウド型に比べて費用が高くなります。

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ワークフローシステムの導入は目的を明確に

ワークフローシステムの導入はメリットに目がいきがちですが、導入する目的を明確にすることが大切です。必要な機能や連携などを見極めることで、余計なコストや手間がかかることを防げます。

自社の目的に合わせたワークフローシステムを導入し、働きやすい業務フローを手に入れましょう。

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