電子決裁システムとは? 紙文書との違いや 導入のメリットを解説イメージ

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電子決裁システムとは?
紙文書との違いや
導入のメリットを解説

近年、在宅勤務やリモートワークを取り入れる会社が増えてきましたが、それに伴い、ワークフローの見直しが必要になっています。
そんな中、場所を問わずに使用できるとして注目を集めているのが「電子決裁システム」です。

今回は、電子決裁システムを導入するメリットや紙文書との違いについて解説します。

目次

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電子決裁とは

ここでいう電子決裁とはワークフローシステムとも呼ばれ、書類の作成から決裁・保管までを電子化して行うことを指します。近年、電子決裁を取り入れる企業が増えていますが、なぜ注目されているのでしょうか。

電子決裁が浸透する理由

電子決裁が浸透する理由イメージ

平成30年に、デジタル・ガバメント閣僚会議によって、電子決裁移行加速化方針が定められました。

申請者も決裁者も自分のタイミングで書類の申請作業や決裁を行えるため、業務効率化につながることからも、電子決裁の普及を促進しています。

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電子決裁とは

ここでいう電子決裁とはワークフローシステムとも呼ばれ、書類の作成から決裁・保管までを電子化して行うことを指します。近年、電子決裁を取り入れる企業が増えていますが、なぜ注目されているのでしょうか。

紙文書の場合

1

申請者が書類の作成

2

上司に渡す

3

上司の確認・押印

4

決裁者に渡す

5

決裁者の押印

6

申請者へ決裁完了の連絡を入れる

7

書類をファイリングして保管

電子決裁の場合

1

2

上司に通知が届く

3

上司が承認ボタンを押す

4

決裁者に通知が届く

5

決裁者が承認ボタンを押す

6

関係者へ決裁が完了したことの自動通知

7

オンライン上に自動で保管

電子決裁にすることで、上司や決裁者に書類を手渡しする必要がなくなるため、業務フローを短縮することができます。また、確認を行う方も、自分の都合の良いタイミングで確認・承認を行えるため、業務効率化にも繋がります。

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電子決裁を導入するメリット

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続いては、電子決裁を導入することによるメリットを解説します。

業務の効率化

申請から決裁までの流れをノンストップで行えるため、業務効率化が可能です。承認依頼の通知が届くので、書類の確認漏れも防げます。

オンライン上に保存された書類は検索確認が可能なため、契約内容の確認も簡単。自分の好きなタイミングで申請や承認の作業ができるため、業務効率化が見込めます。

ペーパーレス化

今までは紙で行っていた決裁書類が、すべてオンライン上で行うことになるため、ペーパーレス化が可能になります。

すべてデータで保存されるため、書類の紛失防止にも繋がります。

場所を問わず決裁が可能

オンライン上にある文書は、社内にいなくても確認ができます。「捺印が必要な書類があるから出社しないといけない」なんてことも無くなります。

外出の合間に入ったカフェや在宅勤務など、場所を問わずに決裁の処理が可能です。

内部統制の強化

電子決裁を取り入れることで、ワークフローが可視化されます。決裁までの流れを統一することで、確認漏れはないか、不正は発生していないかの確認がしやすくなります。

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電子決裁システムを選ぶポイント

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最後に、適切な電子決裁システムを選ぶために、気をつけたいポイントをご紹介します。導入後、社内での運用がスムーズにできるかどうかを見極めて選びましょう。

利用したい範囲を明確に

利用したい範囲を明確にイメージ

誰が使うのか、どの業務に使うのかなど、利用する範囲を明確にしましょう。◯◯さんは電子決裁システムを使っているのに、◯◯さんは使わずに紙のまま申請している、なんてことがあると、業務効率化どころではなく、逆に手間がかかってしまいます。

電子決裁システムを使用する範囲を明確にし、自社の業務に適したシステムが備わっているものを選ぶようにしましょう。

操作しやすい仕様か

操作しやすい仕様かイメージ

実際に操作してみて、実業務に合っているかを確認しましょう。使いづらいシステムは、せっかく導入しても社内で浸透しなくなってしまう可能性があります。

システムのデモや、無料のお試し期間を設けているサービスもあるので、自社の業務にあったものを選びましょう。

他システムとの連携は可能か

他システムとの連携は可能かイメージ

販売管理システムや会計システムなど、自社で取り入れている他システムとの連携ができるものを選びましょう。業務がシームレスに進められるようになるため、さらなる業務効率化が見込めます。

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ワークフローシステムで業務を効率化する

電子決裁の導入は、業務フローを見直し、改善するためのチャンスにもなりえます。
電子決裁システムの導入を検討されている企業は、まず自社の業務フローを洗い出してから検討してみると良いかもしれません。

自社の業務フローに適切な電子決裁システムを導入しましょう。

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