【事例あり】 ワークフローの自動化 とは？導入される背景や メリットを解説

従来、ワークフローは、申請書類などの紙によって行われてきました。例えば、文房具などの消耗品を発注したい場合には、申請者が申請書類に記入し、その書類を上司のデスクまで持って行く必要があるのです。そこから、上司が確認の印鑑を押し、さらに部門長のデスクへ…といった具合に実施されていました。

ワークフローの自動化とはこうした申請やデータ入力などの作業を、従業員に代わってワークフローシステムなどのツールを利用して行うことです。単調な作業の自動化が可能なワークフローシステムは、企業活動を最適化していくために欠かせないツールになっています。

ワークフローシステムにより、業務一覧や業務フローが可視化されるため、申請・決裁業務における労力やかかる時間が大幅に削減されるため、業務効率化につながります。
紙文書の場合、書類をパソコン内や書棚から探し、記入したうえで上司に提出するという手間がかかります。さらに、上司などの管理者は承認作業が多くなるため、書類の優先順位や緊急度の管理が難しくなる傾向がありました。
ワークフローシステムを導入により、こうした課題のソリューションにつながり、申請者はシステム上で簡単に申請作業を完了することが可能です。また、システム上で業務が一元管理されているため、管理者も、一目で業務一覧を把握することができます。

ワークフローをシステム上で行うことができるため、申請・決裁業務におけるデータが電子化され、ペーパレス化につながります。また、電子化された書類のデータは、システム上で管理することができます。そのため、ワークフローシステムを導入することで、ワークフローの見直しやなどデータの活用をしたいときに、アクセス権をもった従業員が、必要なデータをスムーズに利用できる体制づくりにも貢献します。

九州旅客鉄道株式会社では、稟議申請業務における業務効率化を行うためにワークフローシステム「ワークフローEX」を導入。
従来、同社では稟議申請を紙ベースで行っていたため、最終決裁までの手続きに、日数単位で時間がかかっていました。同社の稟議案件のワークフローの課題は、膨大な量の稟議案件が発生していたこと、複雑な承認フローにありました。手続きに時間がかかるだけでなく、稟議の進捗がどうなっているのかを把握することが難しい状態でした。
そうした状況を改善するため、複雑な承認フローを自動化できるワークフロー自動化機能がついた「ワークフローEX」を導入。最終決裁までの手続きは時間単位にまで短縮され、大幅な業務効率化につながったのです。

この事例の詳細は、以下よりご覧いただけますので、あわせてご覧ください。
参考：「九州旅客鉄道株式会社における導入の効果」
https://www.workflow-ex.jp/works/work-2774

静岡県庁では、職員の人事給与に関連する申請承認業務をワークフロー化するために「ワークフローEX」を導入。
人事に関する業務は、紙ベースによる申請承認処理が行われており、またシステムへのデータ投入がオペレータの一括パンチ入力によって行われていたため、担当者によるデータチェックが煩雑になり、入力ミスやコストが発生していました。こうした課題を受けて、ワークフローシステムの導入を決定。
担当者の作業が低減されただけでなく、申請帳簿が電子化されたことで紙の使用量が大幅に減少し、ペーパレス化につながりました。その結果、データを円滑に活用することができるようになり、統計資料などの作成が容易になりました。

この事例の詳細は、以下よりご覧いただけますので、あわせてご覧ください。
参考：「静岡県庁における導入の効果」
https://www.workflow-ex.jp/works/work-2705