ワークフローを改善するポイントとは？
注意点やシステムの導入について解説

「自社において、ワークフローの改善が必要かどうかわからない」という企業も多いのではないでしょうか。従来のやり方に慣れていると、不便さや手間に気づけなくなってしまうのです。
そこで、以下にワークフローの改善が必要となる代表的な4つのパターンをまとめましたので、参考にしてみてください。

1.ワークフローのルールが明確でない

ワークフローのルールが明確でないと、承認プロセスや責任の所在、セキュリティなどさまざまな面において遅延やリスクが発生します。というのも、作業する社員によってやり方が異なるため、一貫性が損なわれるためです。

このように、ワークフローは標準化されていることが重要であるため、ルールの明確化は必須です。また、ルールがあるものの、社員によって手順が異なる場合にも同様に改善が必要といえます。

2.書類の更新や回覧、検索に時間がかかる

ワークフローには、申請書や稟議書などの書類の管理も求められます。運用する中で、書類を最適なものに更新したり、社員が回覧、検索したりする機会も多くあるでしょう。

しかし、ワークフローに関する書類の更新や回覧、検索に時間がかかっていると感じる場合には改善が必要です。

3.人的ミスによる差し戻しが多い

書類の記入漏れや記入間違いといった人的ミスが発生することによる差し戻しが多い場合には、ワークフローの改善が必要です。

申請側・承認側とともに記入・確認の手間がかかるため、業務の妨げになってしまいます。人的ミスを極力減らすための対策を行うことが求められます。

4.承認者の不在時にワークフローが滞る

承認者の一人には、社員をまとめる役職者や管理者になることが一般的です。そうした場合、承認者が出張や会議など不在になる機会も出てくるでしょう。その際に、待ち時間が発生することで、ワークフローが滞ってしまいます。

申請者にはムダな時間がかかるのはもちろん、承認者にとっても、溜まった書類の確認・処理に多くの時間を費やすことになります。そのため、承認者が不在にすることでワークフローが滞っている場合には、改善が必要といえるでしょう。

ワークフローを改善するための方法を、3STEPを分けて解説します。

最後に、ワークフローシステムの導入により、ワークフローの改善に成功した事例を紹介します。

ブリヂストン化工品ジャパン株式会社

ブリヂストン化工品ジャパン株式会社は、産業・建築資材の販売を担うブリヂストングループの企業です。
2007年に勤怠管理にワークフローシステム「ワークフローEX」を導入。しかし、決済業務においては300種類の決裁書を800名の社員が日常的に活用しており、帳票データは全国規模で飛び回っていたため、時間や手間がかかっていました。

そこで、コロナ禍におけるテレワークの導入を契機に、すべての決裁書業務を「ワークフローEX」のプラットフォーム上に一本化。決裁までのリードタイムは1/2にまで短縮され、経理担当者の工数を大幅に削減できたとのことです。

ブリヂストン化工品ジャパン株式会社のワークフロー改善事例の詳細は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：選んだのは「ワークフローEX クラウド版」コロナ禍を機に決裁書業務を全社統一

フジッコ株式会社

フジッコ株式会社は、昆布と豆のトップメーカーとして知られている企業です。
営業部門では、繁忙期になると100件を超える申請案件が同時並行で動いていたことで、担当者は忙殺されていました。
もともとExcel帳票を使用していたため、既存のExcel帳票を活用できて、営業部門内で管理・運用できる「ワークフローEX クラウド版」を導入。申請書業務を大幅に省力化することに成功し、導入から3か月後には40万円のコスト削減が実現するとともに、決裁にかかる平均時間も半減できました。

フジッコ株式会社のワークフロー改善事例の詳細は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：柔軟で集中対応が求められる申請業務の変革　現場主導のDX推進に「ワークフローEX クラウド版」