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ABOUT WORK FLOW 8-2-1
紙文書の処理が多い経理部の悩み
経理の日常的に発生する業務としては、各取引先との請求・支払業務や帳簿や伝票の管理、交通費精算、経費精算、給与計算などさまざまな業務が挙げられます。
企業において多くの書類を取り扱う経理ですが、紙文書が多い場合には業務量もおのずと増えてくるでしょう。
紙文書の処理が多い場合、ミスが起きやすかったり、単純に処理に時間がかかったりするため、残業が発生しやすくなります。残業が増加すると、従業員のモチベーションの低下や業務効率の低下にもつながりかねません。
そのため、紙文書を利用している経理部門においては、業務プロセスの見直しが必要です。
ABOUT WORK FLOW 8-2-2
経理の業務負担を減らすための業務プロセスの見直し方法
経理ではさまざまな業務に対応した書類が必要ですが、経理業務を紙ベースで行っている場合以下の問題が起こりやすくなります。
- 必ず出社しないと業務ができない
- 不備があった場合には何度も行き来しなければならない
- 添付された領収書が紛失する可能性がある
- 申請内容の書き写す手間が発生する可能性がある
- 転記する際に誤字脱字が発生する可能性がある
- 書類の管理・保管コスト、リソースがかかる
これらの問題を解決するのが業務プロセスの見直しです。
経理における業務はある程度パターン化されているため、ワークフロー図を用いて業務プロセスを見える化してみましょう。
ワークフロー図例
ポイントは業務プロセスごとにワークフロー図を作成し、全体の流れとともに【どの段階で誰が処理するか】を明確にすることです。
業務プロセスを明確化することは、経理の業務効率化を進めるうえで欠かせません。業務における無駄がないか確認してみましょう。
しかし、業務プロセスの可視化が出来ても、紙文書で管理し続けることは難しいでしょう。それは紙文書では何がどこにあるのか、また業務の進捗を一目で確認することができないためです。
こうした課題を解決するために導入が進められているのが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムを導入し、業務を電子化することで、一元管理が可能となります。
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ワークフローシステムで経費精算を電子化する
それでは、実際の経理業務において、業務プロセスを電子化するとどういった解決が見込めるのでしょうか。
まず、経費精算の申請、回覧、承認作業を紙文書で行っていた場合、下記のような流れとなります。
- １．申請者が申請書類に必要事項を記入、領収書を添付
- ２．上長に申請
- ３．上長確認
- ４．経理部門に申請
- ５．経理部門確認
- ６．（不備がなかった場合）承認、記帳
- ７．従業員へ払い戻し
経費精算の申請フロー一つとっても、複数の人が関わることで業務プロセスは複雑化します。
こうした煩雑な業務プロセスを、ワークフローシステムを用いて電子化することで、作業をデバイス上で行うことが可能です。日常業務がスムーズになり、業務効率化に期待ができるでしょう。
また、手書きによる記入ミスや計算間違いなど、ミスの防止にもつながります。
上長などの管理者においては、申請書の管理の煩雑さが課題としてありましたが、申請から承認までの業務が可視化されるため、管理にかかる時間や負担の低減に大きく貢献します。
さらに、パソコンやスマホなどのデバイスがあれば、いつでもどこでも申請、回覧、承認が可能になります。出張やリモートワークにも対応できるため、経理部門の働き方改革にも着手できるでしょう。
このように、ワークフローシステムを活用することで、物理的な業務量や時間的コストを削減につながります。
経費精算を効率化するワークフローについての詳細を知りたい方はこちら
https://www.workflow-ex.jp/documents/about_work_flow3-5
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経理の業務負担を軽減させるワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムにはいくつか種類があります。特に経理業務を効率化するとなると、経費精算システムの検討も必要です。ワークフローシステムと、経費精算システムの違いは以下の通りです。
・経費精算システム
→経費精算に特化しており、経路検索や運賃計算・交通系ICカード連携機能が付いている
→承認ルートを直列に設定している製品が多い（条件分岐には対応できない製品もある）
・ワークフローシステム
→経費精算だけでなく、社内のワークフロー全般を電子化できる
→申請・承認・差戻し・決裁の一連の業務フローをシステム上で完結できる
→様々な承認ルートを設定できる
→外部システムと連携させることで、さらなる業務効率化を実現できる
自社の課題に合わせて、上記の2パターンから最適なシステムを選ぶのがポイントです。経理業務だけでなく、社内全体のワークフローを効率化したい場合は、ワークフローシステムが向いているでしょう。
ABOUT WORK FLOW 8-2-5
ワークフローシステムで経理業務を効率化しよう
ワークフローシステムは、経費精算を電子化するシステムです。システム上で申請や承認を行うことができるようになり、業務がスムーズに回ることから多くの企業で活用されています。
働き方改革が叫ばれている昨今、紙文書を利用している場合には、業務効率化を促進させるワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
