紙に依存した経理業務を効率化させるには？ワークフローシステムの導入を検討しよう

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紙文書の処理が多い経理

紙文書の処理が多い経理イメージ

経理の日常的に発生する業務としては、各取引先との請求・支払業務や帳簿や伝票の管理、交通費精算、経費精算、給与計算などさまざまな業務が挙げられます。
企業において多くの書類を取り扱う経理ですが、紙文書が多い場合には業務量もおのずと増えてくるでしょう。

こうした経理担当の課題として、残業が取り上げられています。本来の業務の他に、紙書類の管理や処理だけに多くの時間や労力が必要になるためです。残業が増加すると、従業員のモチベーションの低下や業務効率の低下にもつながりかねません。

そのため、紙文書を利用している経理部門においては、業務プロセスの見直しが必要です。

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紙に依存した業務プロセスの見直しイメージ

経理ではさまざまな業務に対応した書類が必要となりますが、経理業務を紙書類に依存している場合、以下の点が業務における負担やミスにつながるリスクが高まります。
まずはこのような課題点がないかチェックしてみましょう。

上記の課題に加え、紙文書で経理業務を行っていた場合には、書類の保管・管理、書類の検索に多くの時間がかかります。過去に処理した書類を検索・確認が必要になることもあるでしょう。申請関連業務については、進捗確認や承認完了まで時間を要すこともあります。

その際に、業務プロセスが整理され、明確になっていないと非常に手間がかかってしまうでしょう。
経理における業務はある程度パターン化されているため、ワークフロー図を用いて業務プロセスを見える化することがおすすめです。

ワークフロー図例イメージ

業務プロセスごとにワークフロー図を作成し、全体の流れとともに【どの段階で誰が処理するか】を明確にします。
業務プロセスを明確化することは、経理の業務効率化を進めるうえで欠かせません。業務における無駄がないか確認してみましょう。

しかし、業務プロセスの可視化が出来ても、紙文書で管理し続けることは難しいでしょう。それは紙文書では何がどこにあるのか、また業務の進捗を一目で確認することができないためです。

こうした課題を解決するために導入が進められているのが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムを導入し、業務を電子化することで、一元管理が可能となっているのです。

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ワークフローシステムで経費精算を電子化するのイメージ

それでは、実際の経理業務において、業務プロセスを電子化するとどういった解決が見込めるのでしょうか。

まず、経費精算の申請、回覧、承認作業を紙文書で行っていた場合、下記のような流れとなります。

経費精算の申請フロー一つとっても、複数の人が関わることで業務プロセスは複雑化します。

こうした煩雑な業務プロセスを、ワークフローシステムを用いて電子化することで、作業をデバイス上で行うことが可能です。日常業務がスムーズになり、業務効率化に期待ができるでしょう。
また、手書きによる記入ミスや計算間違いなど、ミスの防止にもつながります。

上長などの管理者においては、申請書の管理の煩雑さが課題としてありましたが、申請から承認までの業務が可視化されるため、管理にかかる時間や負担の低減に大きく貢献します。

さらに、パソコンやスマホなどのデバイスがあれば、いつでもどこでも申請、回覧、承認が可能になります。出張やリモートワークにも対応できるため、経理部門の働き方改革にも着手できるでしょう。

このように、ワークフローシステムを活用することで、物理的な業務量や時間的コストを削減につながります。

経費精算を効率化するワークフローについての詳細を知りたい方はこちら
https://www.workflow-ex.jp/documents/about_work_flow3-5

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ワークフローシステムは、経費精算を電子化するシステムです。システム上で申請や承認を行うことができるようになり、業務がスムーズに回ることから多くの企業で活用されています。

働き方改革が叫ばれている昨今、紙文書を利用している場合には、業務効率化を促進させるワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。